Koła naukowe i inne organizacje studenckie w świetle tzw. Ustawy 2.0

Zarówno w poprzedniej ustawie jak i w tzw. Ustawie 2.0 niewielki obszar regulacji obejmuje organizacje studenckie. Założeniem twórców reformy było odformalizowanie procedur zakładania i funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich, skupienie narzędzi nadzorczych w rękach rektora i pozostawienie szczegółowych ustaleń samym uczelniom.

Rzecz dotyczy całkiem istotnego wycinka życia akademickiego. W życie kół naukowych (to wciąż dominujący typ uczelnianej organizacji studenckiej) jest zaangażowanych według różnych szacunków kilka tysięcy podmiotów. Ostatnie pełne badanie stanu ilościowego studenckiego ruchu naukowego miało miejsce w 2011 roku i wykazało, że we wszystkich uczelniach działa ponad 5 tysięcy organizacji. Wiele uczelni od tego czasu przeprowadziło “porządki” w rejestrach organizacji studenckich.

Obecnie, gdy w ustawie PSWiN nie ma już obowiązku prowadzenia rejestru organizacji tendencja do odchudzenia liczby istniejących w uczelni organizacji jest jeszcze silniejsza. Niezależnie od precyzji tych szacunków jest to kilka tysięcy organizacji, dziesiątki tysięcy studentów i nauczycieli akademickich, rektorzy, prorektorzy lub pełnomocnicy ds. ruchu naukowego itd.

Wiele osób bezpośrednio lub pośrednio zaangażowanych w działalność kół naukowych i innych organizacji tego typu (zespoły artystyczne, zespoły sportowe) zadaje pytania o to jak nowe przepisy ustawowe wpływają na życie tych organizacji, co powinny zrobić uczelnie, aby działać zgodnie z nowymi przepisami. Poniższe pytania to wybór tylko wybranych zagadnień. Odpowiedzi na nie są w żadnej mierze wyczerpaniem tematu. Każda uczelnia powinna jednak je sobie zadać.

Jaką przyjąć strategię wprowadzania zmian w systemie organizacji studenckich?

Nowe przepisy nie są rewolucyjne ale sam sposób tworzenia organizacji różni się znacząco od dotychczasowego. Nowopowstające koło informuje rektora jedynie o podjęciu uchwały założycielskiej (art. 111 ust. 2 PSWiN). Organizacje nadal są pod nadzorem rektora, tyle że decyzje o ich likwidacji nie są podejmowane przez senat uczelni. Robi to rektor, a na jego decyzje przewidziano tryb odwoławczy wraz z możliwością wniesienia skargi do sądu administracyjnego (art. 111 ust. 3 i 4 PSWiN).

Teoretycznie, można sobie wyobrazić dostosowanie istniejących procedur do nowych przepisów poprzez kosmetyczną zmianę dotychczasowych regulacji uczelni. Możliwa byłaby zmiana trybu wnioskowego na informacyjny polegająca na zmianie formularza, np. z wniosku na deklarację lub oświadczenie. Obowiązek przekazania do zatwierdzenia regulaminu przez rektora mógłby zostać zmieniony na zobowiązanie do przesłania regulaminu do wiadomości rektora itd.

Powyższe działanie najeży jednak rozpatrywać w kategorii rozwiązań tymczasowych a nie długofalowych. Wobec generalnych zmian w zdecydowanej większości uczelni trudno sobie wyobrazić, aby takie potraktowanie zagadnienia nie wywołało prędzej czy później problemów w praktyce działania organizacji. Zmiany w obszarze ruchu studenckiego powinny iść w parze z innymi reformami. Jest to też okazja do zmotywowania uczestników tego obszaru życia akademickiego do samoorganizacji i podniesienia ich kultury organizacyjnej.

Jakie są minimalne obowiązki sprawozdawcze i czy warto kołom „dociskać śrubę”?

Nowe przepisy ustawy wyraźnie wskazują, że każda organizacja powinna przynajmniej raz w roku składać sprawozdanie z wykorzystanych przez uczelnię środków na działalność (art. 111 ust. 5 PSWiN).

Czym innym są sprawozdania finansowe z poszczególnych grantów, których uczelnia ma prawo wymagać w postawionych przez siebie terminach. W przeciwnym razie, biorąc pod uwagę dynamikę zmian kadrowych w organizacjach, uczelnie mogłyby mieć problemy z wyegzekwowaniem rozliczenia przyznanych organizacjom środków. Uczelnia ma prawo wymagać od organizacji regularności w działaniu oraz solidności w kwestii korzystania ze środków publicznych, a w uczelniach niepublicznych ze środków prywatnych. Zarówno w pierwszym jak i w drugim przypadku wydatkowanie tych środków powinno być przejrzyste i możliwe do zweryfikowania.

Inne zasady dotyczą z kolei sprawozdań merytorycznych, do których rektor może zobowiązać w związku z kompetencjami nadzorczymi. Biorąc pod uwagę, że rektor ma obowiązek uchylać akty organów uczelnianych organizacji studenckich (art. 111 ust. 3 PSWiN) w uczelni mogą zostać przyjęte wewnętrzne procedury informowania rektora o podejmowanych przez organizację działaniach. Mimo, że ustawodawca posłużył się bardzo szerokim pojęciem „akty organów”, nie należy ograniczać interpretacji tego sformułowania, do uchwał, czy decyzji organów. Akty te rozumiane są szerzej jako wszelkie czynności podejmowane przez te organy, w tym np. oświadczenia woli i wiedzy wydawane w imieniu organów.

Uczelnie powinny więc stworzyć system współdziałania organizacji z władzami uczelni. Z jednej strony nie powinien on być nadmiernie sformalizowany, aby nie zdusić zdolności organizacyjnych. Z drugiej strony, nie może oznaczać beztroskiego funkcjonowania, które powodowałoby, że rektor jest zaskakiwany działalnością organizacji. Tego rodzaju regulacje powinny być oparte na dotychczasowych doświadczeniach ruchu naukowego i współtworzone z czynnym udziałem samych organizacji. Powinny odwoływać się także do wypracowanych przez to środowisko standardów działania, jak chociażby „Kodeks dobrych praktyk ruchu naukowego” (StRuNa. Rocznik ruchu naukowego. – Warszawa, 2018 rok).

Jaki model koordynacji ruchu studenckiego jest najlepszy?

Odpowiedź na to pytanie jest banalna. Nie ma najlepszego modelu, który może być zastosowany przez wszystkie uczelnie w jednakowy sposób. Istnieją jednak wzorce i standardy, które warto zastosować tworząc lub reformując istniejące regulacje dotyczące uczelnianych organizacji studenckich. Wspomniany Kodeks może być dobrym punktem wyjścia do analizy. Warto zwrócić uwagę na trwale funkcjonujące struktury, który koordynują działalność ruchu naukowego pod postacią rad kół naukowych, zespołów uczelnianych poświęconych weryfikacji wykorzystania środków, cyklicznych konferencji podsumowujących działanie organizacji w ramach uczelni lub w ramach i jej jednostek organizacyjnych.

Stopień zaawansowania wdrażanych rozwiązań jest zależny od nakładów, wielkości uczelni, liczby organizacji, charakteru uczelni, aktywności samych studentów i innych czynników. Pewnym jest, że uczelnie nie mogą pozostawić organizacji samym sobie. Działanie uczelnianych organizacji studenckich, w szczególności studencki ruch naukowy powinien być traktowany jako sprawa z zakresu jakości kształcenia. Ponadto, wobec odpowiedzialności rektora za nadzór na organizacjami konieczne jest wprowadzenie efektywnych mechanizmów nadzoru i jednoczesnego wspierania rozwoju studentów zrzeszonych w uczelnianych organizacjach studenckich. Nawet przy optymistycznym założeniu, że zdolności samoregulacyjne tego środowiska są wysokie i podjęte zostały działania zmierzające do wdrożenia nowych przepisów, konieczne jest współdziałanie zarówno osób odpowiedzialnych za ruch studencki z ramienia władz uczelni, jak i samych studentów.

Projekty powinny być skonsultowane z twórcami statutu, władzami uczelni, prawnikami uczelnianymi lub zewnętrznymi konsultantami. Pewną rolę do odegrania mają tu także samorządy studenckie, które zgodnie z ustawą decydują w sprawach rozdziału środków finansowych przeznaczonych przez uczelnię na sprawy studenckie (art. 110 ust. 5 PSWiN). Niezależnie od przyjętego modelu finansowania i modelu organizacyjnego musi być on współtworzony z samorządami studenckimi i ostatecznie przez nie zaakceptowany.

Czego uczelnia nie zrobi za same organizacje w związku z Ustawą 2.0?

Najpilniejszym zadaniem do zrealizowania jest znowelizowanie wszystkich regulaminów organizacji studenckich. Nowe przepisy ustawowe przesądzają o tym, że każda organizacja powinna mieć swój regulamin (art. 111 ust. 3 PSWiN). Podlega on kontroli rektora pod kątem zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, statutu uczelni i regulaminu studiów. W przypadku stwierdzenia niezgodności przyjętego regulaminu z przepisami, rektor ma obowiązek taki regulamin uchylić. Co więcej zmiana tych regulaminów powinna nastąpić w zgodzie z ich obecnymi regulacjami, a więc powinny być uchwalone przez organy i większością głosów ustaloną w dotychczasowych przepisach lub zgodnie z przyjętą procedurą w uczelni. Nie istnieją bowiem żadne przepisy wprowadzające lub przejściowe rangi ustawowej w tym obszarze, dlatego to uczelnie powinny zadbać o zgodność tych regulacji z przepisami wewnętrznymi.

Uczelnie, aby uniknąć kłopotów ze źle przygotowanymi regulaminami powinny wesprzeć organizacje w przygotowaniu nowych regulacji. Trzeba pamiętać, że wobec zasadniczej zmiany w ustawie 2.0, rektor nie może wymagać przedstawienia regulaminu do zatwierdzenia. Trudno się spodziewać, aby wszystkie organizacje samodzielnie zapoznały się z nowymi regulacjami i bezbłędnie przygotowały zmiany w swoich dokumentach. Sposobem na poradzenie sobie z tym może być przygotowanie rekomendacji dla organów uchwałodawczych organizacji. Dalej idącym rozwiązaniem może być zaproponowanie wzorcowego tekstu regulaminu, który mógłby być bazą wyjściową do opracowania regulaminu właściwego w zgodzie z regulacjami ogólnouczelnianymi. Skuteczne byłoby również zaproponowanie możliwości skonsultowania projektu regulaminu przed przyjęciem go przez właściwy organ organizacji.

Powyższe działania to tylko część rozwiązań, które mogą pomóc zminimalizować liczbę dokumentów wymagających uchylenia z uwagi na niezgodność z przepisami wyższego rzędu. Poza funkcją porządkującą pod kątem zgodności z ustawą, takie działania będą miały funkcję edukacyjną. Im więcej uwagi uczelnia poświęci organizacjom, tym lepiej będą one przygotowane do funkcjonowania według nowych regulacji obowiązujących w uczelni. Skorzystają na tym nie tylko członkowie organizacji ale też sama uczelnia, której powinno zależeć na sprawności organizacyjnej ruchu naukowego. Ponadto, im sprawniej organizacje przejdą przez okres zmian formalnych, tym więcej czasu będą mogły poświęcić działaniom statutowym.

Sprawy dotyczące organizacji studenckich wobec wagi innych reform, które toczą się w uczelniach nie mają najwyższego priorytetu. Z pozoru są sprawami prostymi do uregulowania i nie wymagają dużego nakładu pracy, w kwestii dostosowywania się do nowych przepisów. W praktyce jednak, choćby z uwagi na liczbę organizacji, ich zróżnicowanie i zmiany w strukturach organizacyjnych, konieczne jest podjęcie licznych działaniach legislacyjnych, organizacyjnych i środowiskowych.

Liczba pytań, które uczelnie powinny sobie zadać jest dużo dłuższa. Poniższa lista, to jedynie przykładowe pytania zebrane od prorektorów, rad kół naukowych i samorządów studenckich, na które uczelnie powinny sobie odpowiedzieć.

• Czy statut uczelni musi określać zasady tworzenia organizacji studenckich? W jakim stopniu statut musi regulować działanie organizacji studenckich?
• Co dzieje się z obecnymi wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi organizacji studenckich? Czy istniejące rejestry podlegają “wyczyszczeniu” po wejściu w życie nowych przepisów?
• Jakie powinny być relacje między ruchem naukowym a samorządem studenckim i doktoranckim? Czy organizacje studenckie są autonomiczne względem samorządów studenckiego i doktoranckiego?
• Jaką rolę do odegrania ma samorząd studentów? Czy samorząd studentów może zablokować proponowane zmiany? Jakie są uprawnienia samorządu studentów?
• Jak zorganizować system nadzoru rektora na organizacjami? Czy można nałożyć na organizacje obowiązek przekazywania uchwał rektorowi lub wskazanej przez niego osobie? Czy każda uchwała, decyzja, działanie podlega kontroli? Czy rektor może uchylić akt założycielski?
• Czy koła naukowe mogą korzystać z osobowości prawnej uczelni oraz jakie ewentualnie warunki muszą spełnić w takiej sytuacji? Jak zabezpieczyć rektora przed związanym z tym ryzykiem?

Autor: Tomasz Lewiński – Ekspert ds. prawnych