Po setkach godzin spędzonych na dyskusjach nad kształtem nowego systemu szkolnictwa wyższego przyszedł nas na rozmowy nad funkcjonowaniem systemu uczelnianego. Coraz częściej na ustach przedstawicieli środowiska akademickiego pojawia się słowo „statut”. Pytaniem, które słyszymy najczęściej od władz uczelni, jest to dotyczące czasu niezbędnego na jego napisanie. Na tak postawione pytanie odpowiadam żartobliwie: „kilka godzin”. Tyle bowiem czasu zajmie przygotowanie tego dokumentu wprawionemu w tematyce szkolnictwa wyższego prawnikowi. Nie jest jednak możliwe opracowanie dobrego statutu w tak krótkim czasie. Samo jego napisanie poprzedzone musi zostać pracami koncepcyjnymi, które zajmą znacznie więcej czasu. Z moich doświadczeń związanych z planowaniem wdrożenia reformy w uczelniach wynika, iż średni czas konieczny na przygotowanie dobrych założeń i rozwiązań systemowych zajmuje ok. 3-4 miesięcy. W tym artykule wskażę 6 pytań, na które warto odpowiedzieć w związku z koniecznością uchwalenia nowego statutu.
.

Jaki harmonogram prac?

Pierwszą rzeczą wymagającą przemyślenia jest określenie harmonogramu prac oraz „kamieni milowych”. Planowanie najlepiej rozpocząć od końca. Zgodnie z przepisami wprowadzającymi uczelnie mają obowiązek uchwalenia nowych statutów w terminie umożliwiających ich wejście w życie 1 października 2019 r. (art. 227 ust. 1 ustawy wprowadzającej). Statut będzie uchwalany przez senaty uczelni (lub w przypadku uczelni niepublicznych nadany przez założycieli lub inne organy) na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących. W praktyce oznacza to, że ostatnim terminem do przyjęcia nowej „konstytucji uczelni” jest wrzesień 2019 r. Jednocześnie tak późny kalendarz prac może powodować wiele trudności, paraliżujących bieżącą działalność w nowym roku akademickim. Dlatego też dużo lepszym rozwiązaniem wydaje się uchwalenie statutu najpóźniej na ostatnim przedwakacyjnym posiedzeniu senatu (czerwiec/lipiec 2019). Jeśli założymy, iż dyskusje nad projektem oraz czas na ewentualne korekty i poprawki wyniesie ok 3-4 miesięcy, to pierwsza wersja tego aktu prawego powinna być gotowa najdalej ok lutego/marca 2019. W konsekwencji, dla uczelni, które jeszcze tego nie uczyniły, wrzesień-listopad br. to ostatni moment na działania. Szczegółowy harmonogram prac powinien uwzględniać obecne uwarunkowania procesu legislacyjnego na uczelni, jak również konieczność uzgadniania i godzenia niejednokrotnie sprzecznych interesów poszczególnych grup społeczności akademickiej.

Statut nowy czy lifting obecnego?

Pytanie to ma dwa wymiary – legislacyjny i merytoryczny. Pierwszy z nich dotyczy podejścia do tworzenia przepisów statutowych. Możliwe jest bowiem albo pisanie całego dokumentu od nowa, albo bazowanie na obecnych postanowieniach i ich bezpośrednie przenoszenie do projektu. W tym drugim przypadku należy jednak pamiętać o konieczności sprawdzenia spójności nowego aktu prawnego, a przenoszenie powinno odbywać się po wcześniejszej weryfikacji aktualności kopiowanego przepisu. Ważniejsza jest jednak odpowiedź na pytanie o wymiar merytoryczny. W prowadzonych dyskusjach pojawia się pomysł niewielkiej jedynie modyfikacji obecnych statutów w celu ich dostosowania do wymogów ustawowych. Taki wariant minimum wiąże się z relatywnie krótkim czasem niezbędnym do przygotowania nowego dokumentu i jest uzasadniony chęcią przeprowadzenia dobrze zaplanowanej i gruntowej przebudowy uczelni w przyszłości. A na to potrzeba czasu. W tym przypadku zupełnie nowy statut powstałby zapewne w perspektywie kolejnego roku lub dwóch i uwzględniał doświadczenia zdobyte w tym czasie przez uczelnię. Należy jednak uwzględnić ryzyko z tym związane. Niewprowadzenie kluczowych z punktu widzenia uczelni zmian w krótkim terminie może skutkować problemami z ich dokonaniem w późniejszym okresie albo stratą roku, który inni wykorzystają na wdrożenie reformy.

Samemu czy przy wsparciu zewnętrznych doradców?

Kolejne pytanie, na które muszą sobie odpowiedzieć władze uczelni, związane jest z doborem osób zaangażowanych w proces przygotowania koncepcji zmian. Konieczne wydaje się powołanie zespołu wdrożeniowego. Celem jego prac może być wyłącznie dyskusja nad założeniami do statutu, ale też może to być zespół odpowiedzialny za kompleksowe wprowadzenie zmian w uczelni, tj. również działania po stworzeniu projektu statutu, np. związane z opracowaniem szczegółowych procesów w kluczowych obszarach funkcjonowania uczelni w oparciu o postanowienia nowego statutu. Zespół ten musi składać się z odpowiednio dobranych przedstawicieli społeczności akademickiej, którzy najlepiej znają specyfikę uczelni oraz są specjalistami w swoim obszarze. Pytanie, na które muszą sobie odpowiedzieć rektorzy, brzmi: czy w proces wdrożeniowy włączyć również zewnętrznych konsultantów? Takie wsparcie może mieć charakter kompleksowy w trakcie całego procesu lub też doradztwa obszarowego, dotyczącego np. uporządkowania struktury i zarządzania procesami w obszarze badań naukowych. Zaangażowanie takich osób daje możliwość uzupełnienia wiedzy zespołu wdrożeniowego o szersze spojrzenie z perspektywy rozwiązań krajowych i zagranicznych, dostarczając przy tym zewnętrznego (bardziej obiektywnego) spojrzenia na sytuację i problemy uczelni. Jednocześnie czas pracy pracowników, który uda się oszczędzić z związku z zaangażowaniem zewnętrznych doradców, powinien – przy odpowiednim zaplanowaniu prac – przynieść znaczne oszczędności. Decyzja dotycząca tego, kto ma być włączony w proces projektowania i wdrażania zmian, musi być dobrze przemyślana. Należy jednak z całą stanowczością odradzić pozostawienie całego procesu wyłącznie w rękach zewnętrznych ekspertów, którzy bez znajomości tradycji akademickiej i specyfiki funkcjonowania uczelni mogą zaprojektować niefunkcjonalne rozwiązania. Również należy unikać próby bezrefleksyjnego przenoszenia (kopiowania) rozwiązań wypracowanych przez inne uczelnie.

Jak szczegółowy statut?

Nowe przepisy jednoznacznie określają tzw. obligatoryjną materię statutową, czyli wskazują elementy, jakie muszą znaleźć się w projektowanym statucie. Oprócz tego uczelnia może określić również inne zagadnienia, niewskazane wprost w ustawie. Z jednej strony szczegółowe regulacje odnoszące się do wielu aspektów funkcjonowania uczelni mogą w przyszłości pozwolić uniknąć niejasności i wątpliwości interpretacyjnych. Z drugiej jednak strony należy pamiętać, iż nie da się przewidzieć wszystkich możliwych przyszłych sytuacji, a przeregulowanie statutu może utrudniać efektywną realizację zadań. Szczególnym przypadkiem jest dualizm aktów wewnętrznych uczelni normujących strukturę szkoły wyższej, tj. statutu i regulaminu organizacyjnego. Pierwszy z nich (art. 34 ust. 1 UPSWiN) powinien wskazywać m.in. typy jednostek organizacyjnych uczelni i funkcje kierownicze. Drugi, nadawany przez rektora (art. 23 ust. 3 UPSWiN), strukturę organizacyjną uczelni razem z podziałem zadań w ramach tej struktury. Od tego jak szczegółowo te kwestie zostaną opisane w statucie zależy zakres władzy/kompetencji i swobody rektora przy nadawaniu regulaminu organizacyjnego.

Jaka struktura i procesy?

Przygotowanie statutu, który umożliwi uczelni efektywne odnalezienie się w nowym systemie, wymaga odpowiedzi na wiele ogólnych i szczegółowych pytań dotyczących struktury i procesów w kluczowych obszarach funkcjonowania uczelni (dydaktyka, badania naukowe, współpraca z otoczeniem itd.). Jest to najtrudniejsza i najbardziej czasochłonna część pracy, a ewentualne błędy popełnione na tym etapie mogą w przyszłości powodować wiele negatywnych skutków. Dlatego też kluczowe jest spojrzenie na wszystkie aspekty reformy z perspektywy organizacyjnej i funkcjonalnej. Nowe przepisy pozostawiają uczelniom szeroki zakres swobody, wskazując jedynie przykładowe jednostki organizacyjne, jakie mogą być tworzone, a także ogólne ramy procesów zarządzania kształceniem, badaniami naukowymi oraz innymi obszarami. Planowanie nowego ładu organizacyjnego uczelni musi być podporządkowane trzem nadrzędnym wartościom, tj.: zgodności z przepisami ustawy i rozporządzeń, poszanowaniu tradycji akademickiej, a także efektywnej realizacji założonych celów strategicznych. Pominięcie drugiego z nich może skutkować obawami i oporami przed zmianami wśród społeczności akademickiej oraz poczuciem zagubienia w nowej rzeczywistości. To natomiast może przełożyć się na marnowanie potencjału uczelni na dostosowywanie się osób do nowych warunków. Natomiast nieuwzględnienie w procesie planowania zmian celów strategicznych uczelni może w konsekwencji oznaczać, iż będzie ona dryfować po morzu, na którym toczy się wyścig o miejsca, które dadzą dodatkowe profity: finansowe, związane z prawem do prowadzenia kierunków studiów i nadawania stopni oraz wiele innych.

Co w okresie przejściowym?

Równie ważne jak merytoryczne rozstrzygnięcia dotyczące ustroju i kluczowych procesów w uczelni jest odpowiednie i przemyślane zaprojektowanie przepisów przejściowych. Metaforycznie można powiedzieć, iż uczelnie będą miały rok na zaprojektowanie nowego domu wraz z jego wszystkimi elementami (fundamenty, układ poszczególnych pomieszczeń i ich połączenia, wyposażenie wnętrz). Równolegle jednak należy zaplanować przeprowadzkę ze starego domu, tak aby po drodze nie pogubić ważnych rzeczy np. związanych z funkcjonującym w uczelni systemem zapewniania jakości kształcenia.

Im szybciej środowisko uczelni, zwłaszcza jej zarząd, odpowie sobie na powyższe pytania, tym łatwiej będzie mu przystąpić do procesu tworzenia nowego statutu. Co ważniejsze, pozwoli to zaplanować nowy ład uczelniany w sposób pozwalający na zachowanie jej tożsamości, a także efektywnie odnaleźć się w nowym systemie i osiągać wysokie wyniki ewaluacyjne, coraz wyższe pozycje w rankingach oraz idące za nimi wysokie finansowanie.

dr Adam Szot