W przeciwieństwie do zakończenia przewodu doktorskiego ze względów merytorycznych, w obowiązujących przepisach istnieje także możliwość zakończenia przewodu wyłącznie w oparciu o przesłanki formalno-prawne, czemu służy instytucja tzw. „zamknięcia” przewodu doktorskiego. Niestety konstrukcja obowiązujących przepisów budzi szereg wątpliwości interpretacyjnych, co czasami prowadzi do prób zamykania przewodu doktorskiego w niewłaściwy sposób, co następnie podważane jest w orzecznictwie sądów administracyjnych.

Podstawa prawna i przesłanki zamknięcia przewodu

Zastosowanie trybu zamknięcia przewodu doktorskiego zostało uregulowane wyłącznie w art. 14 ust. 4 ustawy o stopniach (dalej „usntn”), gdzie określone zostały dwie przesłanki zamknięcia przewodu, tj. nieprzystąpienie do egzaminów doktorskich w wyznaczonym terminie lub nieprzedstawienie rozprawy doktorskiej. Nie ma podstaw, aby inne rozstrzygnięcia kończące przewód doktorski (np. umorzenie) uznawać za formy zamknięcia przewodu w rozumieniu art. 14 ust. 4 usntn, w szczególności formy zakończenia przewodu ze względów merytorycznych (np. odmowa przyjęcia rozprawy). Katalog przesłanek ujęty w art. 14 ust. 4 ma charakter zamknięty.

Obie przesłanki dotyczą bezpośrednio terminów w przewodzie doktorskim. Dodać jednak należy, że pozostałe przepisy zarówno usntn, Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej „kpa”) jak i rozporządzenia ws. szczegółowego trybu prowadzenia przewodów (dalej „Rozporządzenie”) kwestię terminów w przewodzie doktorskim regulują wyłącznie w minimalnym zakresie, co nie sprzyja sprawnemu przeprowadzaniu procedur awansowych i wymaga dalszego doprecyzowania przez jednostki.

Nieprzystąpienie do egzaminów doktorskich

W ramach pierwszej z przesłanek, wyznaczenie terminów egzaminów doktorskich zostało częściowo uregulowane w § 4 ust. 2 Rozporządzenia, zgodnie z którym terminy egzaminów doktorskich ustala przewodniczący rady jednostki organizacyjnej przeprowadzającej przewód doktorski w porozumieniu z komisjami egzaminacyjnymi. Zgodnie natomiast z ust. 4 tego paragrafu, w przypadku niezdania jednego z egzaminów doktorskich rada jednostki organizacyjnej przeprowadzającej przewód doktorski, na wniosek kandydata, może wyrazić zgodę na powtórne zdawanie tego egzaminu, nie wcześniej jednak niż po upływie trzech miesięcy od dnia przystąpienia do tego egzaminu po raz pierwszy i nie więcej niż raz.

Mając na względzie powyższe, nie budzi większych wątpliwości kwestia ustalenia terminów, w których kandydat do stopnia doktora jest lub był zobowiązany do przystąpienia do wyznaczonych egzaminów. Zwrócić jednak uwagę należy na sformułowanie jakim posłużył się Ustawodawca, bowiem przesłanka mówi o nieprzystąpieniu do egzaminu, co zdecydowanie należy odróżnić od niezaliczenia egzaminu. O sposobie działania w przypadku niezaliczenia przez kandydata wymaganych egzaminów przepisy milczą.

W powyższym przypadku najwłaściwszym trybem postępowania jest umorzenie przewodu doktorskiego w oparciu o art. 105 § 1 kpa. Za trafnością tego rozwiązania przemawia przede wszystkim fakt, iż w przypadku do stopnia doktora Ustawodawca określił formalne warunki jego nadania, określone w art. 12 ust. 1 usntn, wśród których znalazł się wymóg zdania egzaminów doktorskich w zakresie określonym przez radę jednostki organizacyjnej (art. 12 ust. 1 pkt. 3 usntn). Na kanwie analizowanego przypadku, niezaliczenie więcej niż jednego egzaminu doktorskiego (z uwzględnieniem poprawkowego) oznacza, że w danym przewodzie doktorskim spełnienie tego wymogu staje się obiektywnie niemożliwe, co w konsekwencji powoduje bezprzedmiotowość postępowania. Rada jednostki powinna zatem obligatoryjnie umorzyć taki przewód doktorski.

Niezłożenie rozprawy doktorskiej

Drugą ze wskazanych przesłanek zamknięcia przewodu doktorskiego wskazanych w art. 14 ust. 4 usntn jest nieprzedstawienie rozprawy doktorskiej. W tym zakresie przepisy zarówno usntn jak i Rozporządzenia nie wskazują na jakiekolwiek zasady postępowania, jednakże – analogicznie jak w pierwszym przypadku – należałoby w domyśle uznać że chodzi o niezłożenie rozprawy w jakimś terminie, który nie został sprecyzowany formalnie w Rozporządzeniu. W sytuacji gdy brak jest wyznaczonego terminu na złożenie rozprawy a sam kandydat nie kwapi się do jej złożenia, przewód doktorski pozostaje niejako w zawieszeniu, pozornie bez prawnej możliwości uregulowania jego statusu prawnego.

W tym miejscu warto wskazać, że jednostki prowadzące przewody doktorskie mają trzy możliwości zachowania się względem kwestii terminów składania rozpraw doktorskich, tj.:

  • pozostawić wszystko jak dotychczas, tj. bez wskazywania terminów do złożenia rozprawy przy otwieraniu przewodu;
  • w drodze uchwały ustalić termin na przedstawienie rozprawy doktorskiej odnoszący się do wszystkich przewodów doktorskich prowadzonych w jednostce;
  • indywidualnie określać termin do złożenia rozprawy doktorskiej (każdorazowo w uchwale o wszczęciu przewodu doktorskiego).

Rezultatem pierwszego zachowania, tj. braku działania, z punktu widzenia zamknięcia nierokujących przewodów, zdają się być oczywiste i oznaczają realny brak możliwości zastosowania przesłanki dotyczącej nieprzedstawienia rozprawy w terminie. Jednocześnie oznacza to, że w przypadku nadzwyczajnego podjęcia przewodu przez kandydata po wielu latach, jednostka najprawdopodobniej będzie zobowiązana przeprowadzić przewód według stanu prawnego obowiązującego w dniu wszczęcia przewodu, co może nastręczać dodatkowe trudności i wątpliwości.

Konsekwencją pozostałych dwóch działań będą odwrotne niż w przypadku pkt. 1. W zależności od formy porządkują one bowiem kwestie organizacyjne związane z przewodami prowadzonymi w jednostce oraz pozwalają na sprawne procedowanie, w tym także procedowanie nad zamykaniem przewodów, które z jakichś przyczyn utknęły w martwym punkcie. Wskazać w tym miejscu należy, że warto aby przyjęte w tym zakresie regulacje były kompletne i uwzględniały mimo wszystko możliwość przedłużania terminu do złożenia rozprawy, np. ze względu na urlop macierzyński czy też przedłużające się badania naukowe. Z praktycznego punktu widzenia wydaje się także, że najbardziej korzystną formą rozwiązania kwestii terminów będzie przyjęcie uchwały jednolitej w skali jednostki, która w kompleksowy sposób określać będzie zasady prowadzenia przewodów doktorskich.

Wniosek o zamknięcie przewodu

Wspomnieć warto, że w zakresie przesłanek do zamknięcia przewodu doktorskiego wskazuje się czasem na istnienie trzeciej przesłanki, niewyrażonej wprost w samej usntn, tj. możliwości zamknięcia przewodu doktorskiego na wniosek kandydata do stopnia, który nie jest już zainteresowany kontynuacją przewodu i ubieganiem się o nadanie stopnia. Mając jednak na względzie charakter prawny przewodów doktorskich, w przypadku złożenia przez kandydata wniosku o zamknięcie przewodu organ winien uznać, iż jest to w rzeczywistości wniosek o umorzenie przewodu doktorskiego w trybie art. 105 § 2 kpa i ewentualnie do wniosku tego się przychylić (w drodze uchwały). Przyjęcie możliwości zamknięcia przewodu w innym trybie i przy niespełnieniu chociaż jednej z przesłanek określonych w art. 14 ust. 4 usntn oznaczałoby wówczas działanie rażąco naruszające prawo, obarczone wadą kwalifikowaną możliwą do wzruszenia na gruncie art. 156 kpa.

Podsumowanie

Mając na względzie obowiązujące przepisy, należy zatem przede wszystkim pamiętać o zamkniętym katalogu przesłanek umożliwiających formalne zamknięcie przewodu doktorskiego. W tym zakresie z kolei warto uporządkować kwestię terminów na składanie rozpraw doktorskich i takowy termin uregulować jednolicie w jednostce, wskazując np. 3 lata od dnia otwarcia przewodu.

Warto dodać, że zgodnie z planami MNiSW przedstawionymi w projekcie nowej ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, z końcem 2020 roku wszystkie niezakończone przewody doktorskie wszczęte przed 1 maja 2019 r. zostaną umorzone ex lege, co przy okazji pozwoli „wyczyścić” sytuację prawną zalegających od wielu lat przewodów, które nie mają szans na pozytywne zakończenie.

Autor: Piotr Pokorny