Z dniem 1 października 2016 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U. z 2016 r., poz. 1554), którym zastąpiono obowiązujące od 2011 r. analogiczne rozporządzenie z dnia 14 września 2011 r. (Dz.U. Nr 201, poz. 1188).

Co na wstępie łatwo dostrzec, znacząco skrócono ujęty w § 1 opis zakresu przedmiotowego aktu wykonawczego, przy czym jest to jedynie zabieg porządkujący, niemający wpływu na dalszą treść rozporządzenia. W przepisach zaszło jednak kilka zmian, o których warto wiedzieć.

Po pierwsze, w rozporządzeniu z dnia 16 września 2016 r. uwzględniono zmianę wynikającą z ustawy nowelizującej, w której pojęcie „legalizacja” zastąpiono „uwierzytelnianiem”. Drugą ze zmian o naturze administracyjnej, w tym przypadku dotyczącą szkół wyższych, które podlegają nadzorowi ministrów innych niż minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego, jest zdjęcie z nich jednego z dotychczasowych obowiązków. Nie będą one przekazywać ministrowi właściwemu do spraw szkolnictwa wyższego wykazów osób upoważnionych do podpisywania wydawanych przez uczelnie dokumentów, wzorów ich podpisów, wzorów pieczęci urzędowych oraz wzorów dyplomów i świadectw określonych przez uczelnię. Informacje te będą przedkładane wyłącznie ministrowi nadzorującemu daną uczelnię.

Pozostałe modyfikacje unormowań są bliżej związane z przebiegiem studiów.

Do teczki akt osobowych studenta nie trzeba dołączać aktualnej fotografii kandydata, a okres przechowywania kopii dokumentów kandydatów nieprzyjętych na pierwszy rok studiów wraz z kopią pisma, na podstawie którego zwrócono kandydatowi złożone oryginały dokumentów, skrócono do 6 miesięcy. Warto przy tym przypomnieć, że nie wprowadzono pojawiającego się na etapie projektowania rozporządzenia znaczącego skrócenia okresu przechowywania teczek akt osobowych studenta w archiwum uczelni – z obecnych 50 lat do 15 lat oraz możliwości ich digitalizacji.

Co ciekawe, zrezygnowano z dotychczasowego domniemania prawidłowości danych zawartych protokole zaliczenia przedmiotu w przypadku rozbieżności z danymi zawartymi w innych dokumentach. Duplikaty np. indeksów będą wydawane po każdorazowym dokładnym wyjaśnieniu sprawy na podstawie pełnej posiadanej dokumentacji.

Na koniec warto wspomnieć, że doprecyzowano zasady wydawania absolwentom nowych dokumentów w związku ze zmianą imion lub nazwiska. Wymaga ono, oprócz przedstawienia decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu, także dokonania zwrotu dokumentów wydanych na poprzednie dane.

Mając na uwadze wprowadzone zmiany należy pamiętać, aby nie dokonywać wstecznych zmian wprowadzonej dokumentacji, ponieważ do teczek akt osobowych studentów założonych przed dniem wejścia w życie omawianego rozporządzenia stosuje się dotychczasowe przepisy.