Dzisiaj w ramach akcji #PomagamyUczelniom kilka słów na temat prawdziwego wyzwania, przed którym od kilku tygodni stoją wszystkie polskie uczelnie. Jak przeprowadzić przynajmniej częściową transformację cyfrową i wdrożyć pracę zdalną? Temat wbrew pozorom nie jest wcale łatwy i prosty, bo kłopoty mają z nim nawet większe przedsiębiorstwa z dużo większymi budżetami niż sektor edukacji. Porozmawiajmy zatem o narzędziach i rozwiązaniach informatycznych, które mogą w tym pomóc.

Zacznijmy od podstawowego zastrzeżenia, tak by uniknąć nieporozumień. W odróżnieniu od większości ekspertów IRSW mój związek z polskim szkolnictwem wyższym jest dosyć luźny. Na co dzień pracuję głównie z biznesem, natomiast – oprócz współpracy z IRSW – prowadzę także zajęcia na studiach licencjackich na UMCS w Lublinie oraz studiach podyplomowych WSB w Gdańsku, Chorzowie i Opolu. Niniejszy tekst jest więc oparty o moje doświadczenia zebrane w trakcie ponad 4 lat prowadzenia firmy działającej w modelu zdalnym oraz obserwacje poczynań wymienionych uczelni.

Przechodząc do meritum, jakie narzędzia i rozwiązania informatyczne mogą ułatwić prowadzenie pracy zdalnej na uczelni?

Narzędzia do prowadzenia webinarów oraz videokonferencji i spotkań on-line

Przykładowe narzędzia: Zoom, ClickMeeting, MS Teams, Google Hangouts, Skype

Komentarz: wszystkie z wyliczonych narzędzi nadają się do prowadzenia video spotkań z pracownikami oraz zajęć zdalnych ze studentami. Najmniej zaawansowane są Google Hangouts (bezpłatne), m.in.: ze względu na ograniczenia grupowej rozmowy video do max. 10 osób. Dużo większe możliwości ma Skype (w wersji bezpłatnej, m.in.: do 50 uczestników grupowych rozmów video, możliwość nagrywania, a z kolei Zoom, Click Meeting czy MS Teams to już prawdziwe „kombajny” do pracy zdalnej (w tym organizowania webinarów). MS Teams wymaga posiadania płatnego pakietu MS Office, ale dla wykładowców i pracowników uczelni jest dostępna bezpłatna wersja. ClickMeeting kosztuje miesięcznie (max. 100 uczestników webinaru) od 199 zł do 239 zł netto (w zależności od pakietu). Z kolei Zoom do 100 uczestników jest bezpłatny, natomiast w ostatnich dniach pojawiło się sporo zastrzeżeń co do poziomu zabezpieczeń tego narzędzia. Więcej na ten temat można doczytać w artykule na portalu technologicznym

Zwracam również Państwa uwagę na fakt, iż nawet w przypadku narzędzi płatnych w obecnych czasach nie zawsze da się uniknąć problemów technicznych. Przy obecnym obciążeniu sieci, spowodowanym masowym przerzucaniem się firm na pracę zdalną, jakość sporej ilości połączeń video pozostawia wiele do życzenia. Ponadto support (obsługa techniczna) narzędzi płatnych ma tyle pracy, iż czas oczekiwania na rozwiązanie zgłoszenia liczy się coraz częściej w godzinach.

Narzędzia do zarządzania projektami

Przykładowe narzędzia: Asana, Trello, Basecamp, Nozbe

Komentarz: spośród wymienionych narzędzi najbardziej lubię Basecamp (ze względu na intuicyjność obsługi), natomiast jest on relatywnie drogi. Z bezpłatnych systemów dobrym wyborem jest Asana, która w ostatnich latach mocno uprościła sposób obsługi, a także rozszerzyła ilość użytkowników w bezpłatnym pakiecie (z 5 do 15 osób). Dla mniejszych zespołów w zupełności wystarczy.

Komunikatory

Przykładowe narzędzia:
Workplace by Facebook, Slack

Komentarz: z tych 2 narzędzi bardziej popularny jest Slack. To zdecydowanie więcej niż komunikator, a raczej narzędzie do pracy grupowej (w tym do rozmów video 1:1). Istnieje opcja bezpłatna, natomiast ma jedno poważne ograniczenie – mamy dostęp do max. 10 tysięcy ostatnich wiadomości na czacie. Mniej znanym narzędziem jest Workplace czyli narzędzie od Facebooka które jest de facto rodzajem intranetu dla pracowników. To trochę tak jakby stworzyć sobie Facebooka dla własnych pracowników (mając do dyspozycji klasyczną tablicę, opcję tworzenia osobnych grup, itp.). W bezpłatnym pakiecie może z niego korzystać do 15 osób.

Pozostałe narzędzia

Uwaga: proszę nie traktować niniejszego wpisu jako listy zamkniętej, ponieważ narzędzi mających zastosowanie w pracy zdalnej jest bez liku. Wspomniałem tylko o tych, z których miałem okazję korzystać w praktyce. Zaznaczam również, że wybór i ewentualne korzystanie z niemal każdego z nich w pracy zawodowej powinna poprzedzać wcześniejsza konsultacja z uczelnianym Działem IT oraz osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych.

Powodzenia w testowaniu narzędzi i wdrażaniu pracy zdalnej!

Autor: Jacek Lipski, ekspert ds. marketingu

 

Artykuł powstał w ramach akcji #PomagamyUczelniom o której mogą Państwo przeczytać  w osobnym artykule na naszym blogu eksperckim. Zachęcamy do lektury!