1. Czy można przeprowadzić wybory rektora teraz lub po ustaniu pandemii (np. lipiec), a wybory członków senatu we wrześniu?

Odpowiedź jest negatywna, bowiem w obecnym stanie prawnym (na dzień 8.04.2020), analogicznie w przypadku rektora, obowiązuje przepis mówiący o tym, że kadencja senatu rozpoczyna się 1 września (art.30 ust. 1 UPSWiN). Bez odpowiedniej zmiany przepisów powszechnie obowiązujących nie jest to dopuszczalne.

  1. Czy osoba zatrudniona w Uczelni na połowie etatu posiada czynne prawo wyborcze?

Tak. Czynne prawo wyborcze posiadają wszyscy członkowie wspólnoty uczelni, w tym pracownicy,niezależnie od tego czy zatrudnieni są na pełnym czy na części etatu (art.10 ust. 2 UPSWiN).

  1. Czy osoby pełniące funkcje, np. prorektorzy mogą wchodzić do senatu z pominięciem trybu wyborczego?

Nie, jedyną osobą, która wchodzi do składu senatu w ten sposób, czyli z mocy samego prawa, z racji pełnionej funkcji, jest rektor (art.31 ust. 1UPSWiN). Natomiast w odniesieniu do pozostałych osób, konieczne jest przeprowadzenie wyborów i to wyborów w ramach poszczególnych grup (art.29 ust. 3UPSWiN).

  1. Jakie są kompetencje rady uczelni dotyczące wskazywania kandydatów na rektora?

Zgodnie z przepisami UPSWiN (art.18 ust. 1 pkt 5) jednym z zadań rady uczelni jest wskazywanie kandydatów na rektora. Oznacza to, iż w praktyce rada musi wskazać minimum jednego kandydata. Rada uczelni nie może nie wykonać swojego zadania. Nie jest również dopuszczalne ograniczanie roli rady w tym zakresie np. poprzez wprowadzenie możliwości wskazania kandydata/ów jedynie spośród grona osób uprzednio wskazanych przez jakiś inny podmiot.

  1. Czy można wybory rektora przeprowadzić korespondencyjnie? Czy jest opracowana jakaś procedura przez Ministerstwo? Czy własny projekt procedury można wysłać do Ministerstwa do akceptacji?

W myśl przepisy art. 34 ust. 1 pkt 1 UPSWiN sposób organizowania wyborów w uczelni określa statutu. W praktyce należałoby więc dokładnie uregulować kwestie głosowania korespondencyjnego w statucie. Samą zmianę statutu można przeprowadzić drogą elektroniczną. Natomiast, wracamy do kwestii związanej z tajnością tych wyborów. Ustawa nie obliguje do tego, aby wybory rektora były tajne, natomiast jeśli statut to określa to konieczne jest takie przeprowadzenie głosowania korespondencyjnego, które tą tajność zapewni.

  1. Jakie kroki prawne należy podjąć, gdy osoba pełniąca obowiązki Rektora zasłaniając się pandemią odmawia komisji wyborczej uzgodnienia kalendarza wyborczego do przeprowadzenia wyborów uzupełniających, których przeprowadzenie niezwłocznie nakazało MNiSW, zaś statut uczelni wskazuje, że wybory takie powinny być przeprowadzone do 30 dni od odwołania poprzedniego rektora i termin ten mija 16 kwietnia br.?

Na ten moment, dopóki termin statutowy na przeprowadzenie wyborów uzupełniających nie minął można stosować metody argumentacji, perswazji miękkiej. O całej sytuacji warto również poinformować przewodniczącego rady uczelni oraz członków senatu. Po upływie takiego terminu, można zastosować wezwanie rektora do usunięcia stanu naruszenie prawa i przekazać to również do wiadomości ministra nadzorującego.

  1. Jak ewentualne wydłużenie kadencji ma się do Uczelni w których wybory już się odbyły?

W chwili obecnej sama kwestia przedłużenia tej kadencji jest na razie hipotetyczną, w związku z czym ciężko jest się do tego odnieść w sposób jednoznaczny, tj. mający oparcie w obowiązujących przepisach. W naszym kraju zunifikowany system, jeżeli chodzi o kwestie kadencyjności organów uczelni publicznych i wprowadzenie ewentualnej modyfikacji w tym zakresie będzie raczej na pewno odnosiło się do wszystkich uczelni. Przez analogię –już teraz niezależnie od tego czy wybory rektora odbywają się w lutym/marcu, czy w czerwcu, to kadencja rektora rozpoczyna się z dniem 1 września. W związku w tym można przypuszczać, że jeżeli zostaną wprowadzone jakiekolwiek modyfikacje w tym zakresie to będą one dotyczyły wszystkich uczelni.

  1. Czy w okresie pandemii – po 10 kwietnia, jeżeli obostrzenia, co do zgromadzeń zostaną utrzymane, można zorganizować (bez narażania się na zarzuty o złamanie zakazu zgromadzeń powyżej 2 osób) spotkanie kolegium elektorów zachowując wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa tj. zachowanie stosownej odległości pomiędzy osobami, maseczki ochronne i rękawiczki jednorazowe dla każdego z uczestników, długopisy dla każdego z elektorów, wyznaczając np. przedział godzinowy dla głosowania przez elektorów w danym dniu, co zapewnia, że osoby te nie będą mogli się spotkać (a więc nie mamy zgromadzenia) ale oddadzą głosy?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 marca 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania niektórych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19(Dz. U. 2020, poz. 528) w okresie trwania lockdownu podejmowanie uchwał przez kolegia elektorów możliwe jest jedynie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący, co oznacza że jest to jedyna możliwość procedowania.

Uwaga: od 10.04.2020 obowiązuje rozporządzenie zmieniające ww. (Dz. U. 2020, poz. 634), które przedłuża ten okres do 26 kwietnia 2020 r.

  1. Czy uczelnie mają na własną rękę szukać i kupować system do głosowania online, czy może jest jakaś rekomendacja Ministerstwa?

MNiSW nie wydało w tym zakresie na dzień dzisiejszy żadnych rekomendacji. Uczelnia powinna zapewnić tajność głosowania, co może uczynić „własnymi zasobami” albo skorzystać z rozwiązań dostępnych na rynku. Przyjrzymy się tym możliwościom i damy Państwu znać o wynikach naszych analiz.

  1. Czy są prowadzone prace legislacyjne umożliwiające składanie oświadczeń lustracyjnych do IPN (kandydaci na członków kolegium elektorów, senatu itd.) w formie elektronicznej?

Nie ma takich propozycje w obrębie szkolnictwa wyższego, ale przepisy lustracyjne stanowią przedmiot odrębnej regulacji, więc jeśli w nich będzie wprowadzona taka zmiana to można ją z powodzeniem implementować do naszych uczelni.

  1. W jakiej formie zbierać teraz oświadczenia o spełnieniu warunków – skan z podpisem czy oryginał z podpisem? Czy oświadczenia mogą być składane przez telefon do Komisji Wyborczej?

Szczegółowo te kwestie reguluje ustawa z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. 2006 Nr 218 poz. 1592).

  1. Dotychczas kandydaci na organów kolegialnych zgłaszani byli na odpowiednich kartach zgłoszeniowych wraz z podpisami osób zgłaszających (popierających), w jaki sposób aktualnie zbierać zgłoszenia: oryginał karty dostarczony do siedziby osobiście, pocztą, skan wysłany mailem czy zgłoszenia w innej formie (telefonicznie, mail (nie skan))?

Mamy dwie możliwości:

  • zmiana wewnętrznych przepisów (statut lub inny akt uczelniany, w zależności gdzie ten wymóg został określony), która przewidywałaby możliwość drogi alternatywnej w obecnej sytuacji;
  • natomiast, jeżeli nie zdecydujecie się Państwo na zmianęi chcecie tę formułę zachować to, przede wszystkim sugerowałbym działania dwutorowe. Z jednej strony osoby zgłaszające mogłyby przesłały skany odpowiednich kart zgłoszeniowych, tak aby komisja miała jasność co do tego, ile potencjalnych zgłoszeń wpłynie, a następnie rekomendujemy dostarczenie oryginału do siedziby Uczelni. Jeżeli bowiem wymagany jest oryginał takiego dokumentu (wynika to z postanowień statutu lub innego aktu uczelnianego), to niedostarczenie takiego oryginału i działanie jedynie na podstawie skanu czy kserokopii może być znowu argumentem poniesionym na ewentualne proteście wyborczym, że kandydat na rektora nie dochował odpowiednich formalności i nie został poprawnie zgłoszony, bowiem nie dostarczono tego oryginału dokumentu.
  1. Czy w sytuacji, gdy proces wyborczy rektora został przeprowadzony w pewnym stopniu i zostały do zrealizowania tylko 2 czynności zgodnie ze statutem tj. przedstawienia prezentacji przez kandydatów na rektora i dokonania wyborów rektora, statut uczelni nie wskazuje na możliwość wyborów rektora w trybie elektronicznym zaś statut zawiera zapis, że regulamin wyborczy ustala szczegółowy tryb przeprowadzenia wyborów – czy sama zmiana w regulaminie wyborczym (bez zmiany statutu) wprowadzająca tryb wyborów online jest wystarczająca dla bezpiecznego przeprowadzenia wyborów rektora?

Zgodnie z art.34 ust 1 pkt 1 UPSWiN statut określa sposób organizowania wyborów do organów uczelni. Oznacza to, że statut powinien dopuszczać możliwość przeprowadzenia wyborów on-line. Komisja wyborcza, mogłaby natomiast dokonać uszczegółowienia tego trybu wyborczego.

  1. Czy uprawniony jest argument dot. niemożliwości przeprowadzania wyborów online, ze względu na brak umiejętności, części uprawnionych grup, posługiwania się urządzeniami elektronicznymi np. komputerem?

Taki argument może być istotny, ale nie post factum. Należy zapełnić wszystkim osobom równy dostęp do głosowania. W odniesieniu do osób, które w jakiś sposób zgłaszają problemy z tym związane można zapełnić różnego rodzaju wsparcie techniczne, oczywiście również umożliwiające zachowanie tajności głosowania. Poniesienie tego argumentu po zakończeniu procesu wyborczego nie powinno w żaden sposób wpłynąć na ważność wyboru. Inną sytuacją jest to, kiedy ktoś zgłosi to przed faktem i problem ten nie zostanie „rozwiązany”, to może stanowić podstawę ewentualnego protestu wyborczego, który należałoby uwzględnić. Dlatego też sugerujmy, aby przetestować odpowiednio wcześniej system do głosowania i upewnić się, że nie było problemów po żadnej ze stron.

  1. Czy rada uczelni może wymagać od uczelnianej komisji wyborczej aby zorganizowała zebranie z osobami zgłoszonymi na kandydatów na rektora oraz aby te osoby przedstawiły swoje CV i wizję rozwoju uczelni, jeśli statut mówi, iż ocena zgłoszonych kandydatur dokonywana jest przez senat?

Zgodnie z przepisami ustawy kandydatów opiniuje senat, ale rada ma swoje obowiązku, z których musi się wywiązać. W pierwszej kolejności należałoby sprawdzić czy i w jaki sposób kwestia ta została określona w statucie (lub innym akcie wewnętrznym uczelni, który w sposób szczegółowy normuje organizację procesu wyborczego). Jeśli jest to określone to rada może tego wymagać. Jeśli nie to należałoby zwrócić uwagę przewodniczącego komisji wyborczej, iż rada ma obwiązek wskazać kandydata/ów na rektora i w związku z tym chciałaby zapoznać się z już zgłoszonymi kandydaturami. Rada może w tym zakresie działać również niezależnie i sama zwrócić się do osób, które zamierzają kandydować, o to aby przesłały stosowne materiały dotyczące swoje osoby i wizji rozwoju uczelni i umówić się na wideo-rozmowę.

  1. Czy vice Rektor oraz Dziekan mogą być elektorem?

Jeśli nie są oni, zgodnie z postanowieniami statutu danej uczelni, jej organami to mogą być elektorami.

  1. Czy, jako przewodnicząca UKW, mogę w jakiś sposób wpłynąć na decyzje obecnego Rektora (zakładając, że jest temu przeciwny) w celu zwołania zdalnego, nadzwyczajnego posiedzenia Senatu, w celu zaopiniowania zgłoszonych przed pandemią kandydatów, abym mogła przeprowadzić zdalnie dalsze etapy wyborów, debaty, wybór Rektora, etc.? Jak takie posiedzenie miałoby wyglądać w obecnej sytuacji (ok. 60 osób)?

Możliwość oddziaływania na rektora, jako przewodniczącego senatu, jest ograniczona. Natomiast, sugerowałbym zwrócić uwagę, w przepisach statutu uczelni, w jaki sposób uregulowana jest kwestia zwoływania nadzwyczajnych posiedzeń Senatu. Zakładam, że taka opcja powinna być uregulowana. Wówczas, prawdopodobnie jest przewidziany również tryb, mówiący o tym, że rektor zwołuje, czyli jest to jego obowiązek, takie powiedzenie senatu na wniosek określonych osób. Bardzo różnie to wygląda w statutach różnych uczelni, dlatego proszę zwrócić na to uwagę: czy u Państwa przepisy statutowe regulują kwestie obligatoryjnego zwołania nadzwyczajnego posiedzenia senatu przez rektora, jeżeli wpłynie wniosek osoby wskazanej w tym przepisie statutowym.

  1. Czy zmiana procedur wyborczych tj. zmiana sposobu głosowania na głosowanie za pośrednictwem urządzeń elektronicznych, obliguje do powtarzania wszystkich czynności wyborczych? W ślad za ty, czy możliwe jest wprowadzenia zmian w procedurze wyborczej na etapie dokonania już pewnych czynności, bez konieczności ich powtarzania?

Zmiana sposobu głosowania na trym elektroniczny jest zmianą o charakterze technicznym i jeżeli dotychczasowe etapy wyborcze zostają przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi regulacjami to w momencie, kiedy zmienimy te regulacje doprowadzimy do powstania alternatywnej drogi w postaci głosowania elektronicznego. Dalsze wybory mogą być prowadzone albo w formie tradycyjnej albo w formie elektronicznej. Ta ewentualna zmiana będzie miała zastosowanie na przyszłość, nie będzie dotyczyła natomiast tych czynności wyborczych i tych wyborów, które już zostały dokonane i zostały przeprowadzone w sposób prawidłowy.

  1. Czy w sytuacji, gdy proces wyborczy Rektora został przeprowadzony w pewnym stopniu i zostały do zrealizowania tylko 2 czynności zgodnie ze Statutem tj. przedstawienia prezentacji przez kandydatów na Rektora i dokonania wyborów Rektora? Statut Uczelni nie wskazuje na możliwość wyborów Rektora w trybie elektronicznym zaś Statut zawiera zapis, że Regulamin wyborczy ustala szczegółowy tryb przeprowadzenia wyborów – czy sama zmiana w Regulaminie Wyborczym (bez zmiany Statutu) wprowadzająca tryb wyborów online jest wystarczająca dla bezpiecznego przeprowadzenia wyborów Rektora?

Odpowiedź na to pytanie została udzielona pod pytaniem 13 i 18.

  1. Czy jest możliwe wprowadzenie wyborów „hybrydowych” tzn. dopuścić 3 formy głosowania: bezpośrednie, korespondencyjne lub online?

Tak, ale taka możliwość musi wynikać z postanowień statutu.