Dokumentację związaną ze studiami można podzielić na kilka sposobów np. ze względu na czas jej powstawania – podczas przygotowywania programu studiów oraz tworzoną podczas jego realizacji. Na każdym z etapów warto zwrócić uwagę na jej kompletność i prawidłową zawartość. Nie w każdym przypadku konieczność stosowania dokumentu wynika z przepisów, jednak praktyka wskazuje, że stanowią one źródło informacji przydatne w pracach uczelni.
Projektując studia na danym kierunku, również w przypadku samodzielności w dyscyplinie wiodącej, należy zwrócić uwagę na § 9 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz.U. z 2018 r, poz. 1861, z późn. zm.), który zbiera wymagania formalne związane z tworzeniem koncepcji kształcenia. Czynności takie, jak wskazanie związku studiów ze strategią uczelni, potrzeb społeczno-gospodarczych utworzenia studiów oraz zgodności efektów uczenia się z tymi potrzebami, czy uzasadnienie utworzenia konkretnych studiów nie powinny mieć jedynie formy ustnej lub zdawkowych stwierdzeń rozrzuconych w protokołach. Dane pozwalające na stwierdzenie spełnienia podstawowych wymagań powinny być klarowne i wyczerpujące. Dlatego warto uwzględnić w dokumentach również jasne wskazanie spełnienia warunków wynikających z przepisów np. z § 3 ww. rozporządzenia. Oznacza to nie tylko spełnienie warunku, ale dodanie informacji, która bezpośrednio go dotyczy np. łącznej liczby punktów ECTS, jaką student musi uzyskać w ramach zajęć prowadzonych z bezpośrednim udziałem nauczycieli akademickich lub innych osób prowadzących zajęcia (dotyczy definicji formy studiów) lub liczby i procenta punktów ECTS za zajęcia kształtujące umiejętności praktyczne albo związane z prowadzoną w uczelni działalnością naukową (dotyczy definicji profilu studiów).
Jeżeli chcą Państwo zapoznać się z dalszą część tekstu przygotowanego przez eksperta Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego ds. prawnych oraz formalnych aspektów kształcenia – Grzegorza Laskowskiego, uprzejmie prosimy o zapis do naszego Newslettera.
Na etapie realizacji kształcenia można wyróżnić dokumenty związane z przebiegiem studiów, w szczególności przechowywane w teczce osobowej studenta, oraz powstające podczas ewaluacji kształcenia. W przypadku pierwszych z nich dyskusje rodzą aktualnie tematy m.in. dyplomów oraz e-teczki, czyli możliwości przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej.
Chociaż ograniczono liczbę niezbędnych elementów dyplomu, w tym zmianą rozporządzenia usunięto z tej listy fotografię, to nałożono na uczelnie obowiązek ich bezpłatnego wydawania, tłumaczenia na dowolny język i zabezpieczania w zgodzie z ustawą o dokumentach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 53; dostęp: 12 listopada 2019 r.).
Do czasu wydania rozporządzenia z dnia 16 kwietnia 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie studiów, niewiadomą pozostawały szczegółowe zasady dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej. Dopiero w nim określono zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w systemie teleinformatycznym, jej zabezpieczenie, odwzorowywanie cyfrowe, składanie elektronicznych podpisów, wydawanie elektronicznej legitymacji studenckiej i mLegitymacji. Nadal trwają dyskusje nad koniecznością przechowywania określonych dokumentów w formie tradycyjnej oraz koniecznością udoskonalenia przepisów w zakresie procesu cyfryzacji. Chociaż każda z uczelni może opracować własne rozwiązania, w procesie tworzenia i prowadzenia e-teczek pomocne okazują się gotowe i odpowiadające na bieżąco na potrzeby systemy informatyczne, które pozwalają na utrzymanie jednolitośc i stosowanych wzorów, szybki dostęp do dokumentów oraz ich właściwe zabezpieczenie.
Zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji powodują potrzebę dostosowania metod ich ewaluacji. System zapewniania jakości kształcenia powinien być dostosowywany do zmieniającej się rzeczywistości szkolnictwa wyższego i powstałych potrzeb. Jednym z elementów kształcenia, który zyskał na znaczeniu po wprowadzeniu profili studiów, są praktyki zawodowe. Aktualnie, obok cyfryzacji, istotna staje się transparentność i dostępność informacji m.in. poprzez Biuletyn Informacji Publicznej. Każde działania projakościowe powinny pozostawić po sobie ślad nie tylko z w postaci stosów kwestionariuszy, tabel i wykresów, ale przygotowanych na ich postawie pisemnych wyników i wniosków, bez których wcześniejsze działania mogą zostać szybko zapomniane i nie przynieść oczekiwanych efektów.
Na zakończenie warto wspomnieć o zagadnieniu wspólnym, teoretycznie niewiele znaczącym, które jednocześnie dotyczy każdej czynności związanej z dokumentacją kształcenia – siatce pojęciowej. Niektóre ze stosowanych na co dzień zwyczajowych pojęć są powszechnie zrozumiałe i raczej nie utrudniają komunikacji. W dokumentach należy jednak stosować terminologię jednolitą i obowiązującą aktualnie w przepisach. Od kilkunastu lat często używa się pojęcia „tryb” zamiast „forma”, określenia „zaoczne” zamiast „niestacjonarne”; do nowszych zaniedbań można zaliczyć m.in. pomijanie informacji o profilu studiów, używanie np. nieaktualnych określeń „efekty kształcenia” i „program kształcenia”. Z pewnością, nie są to uchybienia, które przekreślają wartość informacyjną lub wagę formalną dokumentacji, jednak dbając o porządek i profesjonalny poziom prowadzenia dokumentacji, nie sposób je pominąć.
Uwaga: w przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących tematyki dokumentacji związanej ze studiami, zachęcamy do skorzystania z naszej oferty doradztwa lub szkoleń w tym obszarze. Kontakt: +48 81 8228 615, biuro@irsw.pl .
Autor: Grzegorz Laskowski, ekspert ds. prawnych oraz formalnych aspektów kształcenia, Instytut Rozwoju Szkolnictwa Wyższego
