Czy umowa pomiędzy studentem a uczelnią może zostać zawarta na odległość?

Ustawa z dnia 3 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce zniosła wymóg zawierania umów pomiędzy studentem a uczelnią, także uczelnią niepubliczną, który istniał na gruncie poprzednio obowiązującej ustawy. Obowiązek zawarcia umowy pomiędzy uczelnią a studentem ostatni raz zaktualizował się wobec osób rozpoczynających studia w roku akademickim 2018/2019. W nowym porządku prawnym, prawa i obowiązki studenta oraz uczelni regulują wprost przepisy ustawy oraz rozporządzeń. Natomiast kwestia rodzajów i wysokości opłat powinna zostać określona w akcie wewnętrznym uczelni. Znaczna część uczelni, w tym głównie uczelni niepublicznych, postanowiła jednak o kontynuowaniu dotychczasowej praktyki zawierania umów ze studentami. Dzieje się tak, ponieważ poza rodzajem i wysokością opłat istnieje konieczność uregulowania również innych kwestii związanych np. ze sposobem ich uiszczania czy też akceptacją przez studenta innych obowiązków związanych z kształceniem na studiach. Co więcej, przy okazji zawarcia umowy ze studentem, uczelnia ma możliwość sprostania wszelkim wymaganiom informacyjnym, w tym głównie w kwestii dotyczącej klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych. W obliczu obecnego stanu epidemii, wymuszającego dystans społeczny i dokonywanie wielu czynności na odległość, pojawia się pytanie, czy również umowa pomiędzy studentem a uczelnią może zostać zawarta na odległość w innej formie niż pisemna.

Formy zawarcia umowy pomiędzy studentem a uczelnią

Rozpocząć należy od tego, że skoro przepisy prawa nie przewidują określonej formy zawarcia pomiędzy uczelnią a studentem umowy w przedmiocie świadczenia usług edukacyjnych w postaci kształcenia na studiach, przyjąć należy, że umowa taka może zostać zawarta w dowolnej formie, a więc w formie ustnej, pisemnej, dokumentowej czy elektronicznej. Istotne jest to, że oświadczenie o zawarciu umowy musi ujawniać w sposób dostateczny wolę złożenia danego oświadczenia oraz, że oświadczenie to musi dotrzeć do drugiej strony stosunku umownego w taki sposób, żeby mogła zapoznać się z jego treścią. Z dotychczasowej praktyki wynika, że umowy pomiędzy studentem a uczelnią były zawierane w formie pisemnej, która wymagała obecności obu stron i złożenia odręcznych podpisów na umowie. W obecnej sytuacji należy jednak poszukać alternatywnych form zawarcia takiej umowy.

Zawarcie umowy pomiędzy studentem a uczelnią w formie ustnej

Umowa może zostać zawarta w formie ustnej. Nie mniej jednak z przyczyn natury faktycznej należy odrzucić taką możliwość, ponieważ nie zapewnia ona odpowiedniego stopnia ochrony żadnej ze stron i jest ona praktycznie bezużyteczna dowodowo. Powyżej wskazano także na formę elektroniczną zawarcia umowy. Wyjaśnić jednak należy, że zgodnie z art. 78¹ §1 Kodeksu cywilnego, forma ta polega na złożeniu oświadczenia woli w formie elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Jest to więc jedna z najbezpieczniejszych form zawarcia umowy ze studentem na odległość, która równa jest zwykłej formie pisemnej. Wadą takiego rozwiązania jest jednak to, że w większości przypadków student nie będzie posiadał odpowiedniej infrastruktury technicznej dotyczącej kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wymaganej przez odrębne przepisy.

Zawarcie umowy pomiędzy studentem a uczelnią w formie dokumentowej

Pozostaje więc forma dokumentowa zawarcia umowy. Zgodnie z art. 77³ dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może to być dokument mający postać elektroniczną. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Oznacza to, że umowa może zostać zawarta mailem albo za pomocą innego systemu elektronicznego np. wykorzystywanego przez uczelnie w procedurze rekrutacji. Warto zwrócić uwagę, że co raz popularniejsze stają się także aplikacje umożliwiające nanoszenie wzoru podpisu na danym dokumencie. Nie mniej jednak, o ile nie spełniają one wymogów określonych w przepisach dotyczących identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych, będą one kwalifikowane jako forma dokumentowa, a nie forma elektroniczna. Należy mieć jednak świadomość, że oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej (nie mylić z formą elektroniczną czynności prawnej, przyp. autora) jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Podsumowując, zawarcie umowy pomiędzy uczelnią a studentem może zostać dokonane w formie dokumentowej, z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Nie mniej jednak należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

• Treść umowy powinna być dostępna dla studenta nie tylko w momencie składania oświadczenia woli ale również należy ją udostępnić w taki sposób, aby mógł on się zapoznać z jej treścią w dowolnym momencie. Dobrym pomysłem jest następcze przesłanie treści umowy na adres mailowy studenta.
• Forma komunikacji elektronicznej wykorzystywana do zawarcia umowy powinna umożliwiać utrwalenie faktu złożenia oświadczenia woli oraz powinna umożliwiać weryfikację tożsamości osoby składającej oświadczenie.
• Wykorzystywana forma komunikacji elektronicznej powinna zapewniać bezpieczeństwo przetwarzania danych.

Umowa między studentem a uczelnią w odniesieniu do przepisów ustawy o prawach konsumenta

Powyższe wskazuje jednoznacznie, że umowa zawierana ze studentem w formie dokumentowej z wykorzystaniem np. Internetu, zawierana jest na odległość. W związku z tym konieczne jest ustalenie czy do umowy takiej zastosowanie znajdą przepisy ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, a więc ustalenie w szczególności czy student zawierający umowę w tej formie uprawniony jest do odstąpienia od niej w terminie 14 dni bez podania przyczyny oraz czy uczelnia powinna dostarczać mu formularz odstąpienia. Odpowiedź na to pytanie wymaga w pierwszej kolejności ustalenia czy uczelnia, w tym w szczególności uczelnia niepubliczna, może zostać uznana za przedsiębiorcę.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w art. 9 ust. 1 przyznaje uczelniom osobowość prawną. Wskazać należy również, że zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ustawy prawo przedsiębiorców, jako prowadzenie działalności gospodarczej należy rozumieć zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły. Wydaje się więc, że wykonywanie usług edukacyjnych na rzecz studentów za wynagrodzeniem w postaci czesnego, wpisuje się w pełni w przesłanki pozwalające uznać taką działalność za działalność gospodarczą. Nie mniej jednak wskazać należy na art. 11 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, który wymienia podstawowe zadania uczelni i na początku listy umieszcza prowadzenie kształcenia na studiach oraz prowadzenie kształcenia na studiach podyplomowych lub innych form kształcenia. Natomiast kolejny przepis (art. 12) ustawy wskazuje, że uczelnia może prowadzić działalność gospodarczą wyodrębnioną organizacyjnie i finansowo od działalności polegającej na wykonywaniu zadań, o których mowa w art. 11, w zakresie i formach określonych w statucie, w szczególności przez tworzenie spółek kapitałowych. Z powyższego wysnuć należy wniosek, że prowadzenie kształcenia nie może być kwalifikowane jako prowadzenie działalności gospodarczej. Ustawodawca wyraźnie rozdziela te dwa rodzaje działalności, które uczelnia może wykonywać. W związku z tym, w tym aspekcie swojej działalności uczelnia bez znaczenia czy publiczna czy niepubliczna, nie powinna być traktowana jako przedsiębiorca. W związku z tym, do umowy zawieranej ze studentem w formie dokumentowej na odległość nie trzeba stosować przepisów ustawy prawo konsumentów. Doradzić można jednak, żeby treść umowy zawieranej ze studentem zawierała jednak możliwe do zastosowania elementy określone w art. 12 ustawy o prawach konsumenta, który reguluje obowiązki informacyjne przedsiębiorcy wobec konsumenta.

Podsumowując, zawarcie umowy pomiędzy studentem a uczelnią w formie dokumentowej na odległość jest w pełni możliwe. Jednak jak to zazwyczaj bywa, ważne są szczegóły techniczne takiej operacji pozwalające na utrwalenie złożenia oświadczenia woli i weryfikację tożsamości osoby składającej to oświadczenie.

Autor: Radca Prawny Tomasz Kocoł, Ekspert IRSW ds. prawnych i kształcenia

Artykuł powstał w ramach akcji #PomagamyUczelniom zorganizowanej przez Instytut w czasie Pandemii COVID-19.