Zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce wniosek o udzielenie pozwolenia na utworzenie studiów należy złożyć nie później niż 6 miesięcy przed planowanym rozpoczęciem prowadzenia studiów. Przygotowanie dokumentacji jest pracą wymagającą czasu. Jednak nawet prawidłowo opracowana koncepcja kształcenia stanie się sprawą drugoplanową w przypadku, gdy wniosek będzie zawierał mankamenty techniczne. Poniżej przedstawiamy 7 najczęstszych błędów niezwiązanych z koncepcją kształcenia, popełnianych podczas przygotowań do pracy nad wnioskiem o udzielenie pozwolenia na utworzenie studiów oraz w trakcie jego opracowywania. Jeśli chcemy zwiększyć szanse na pozytywną ocenę MNiSW i PKA, należy ich unikać.

1. Nieterminowość (rozpoczęcie prac, właściwa praca i jej zakończenie) 

Pierwszym z błędów popełnianym w trakcie przygotowania wniosku o udzielenie pozwolenia na utworzenie studiów jest lekceważenie faktu, że musi być on złożony do MNiSW co najmniej 6 miesięcy przed planowanym rozpoczęciem kształcenia (np. jeżeli kształcenie rozpoczynamy z początkiem października, to powinno to nastąpić do końca marca). Oczywiste jest, że aby zdążyć, prace trzeba zacząć wystarczająco wcześnie. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego pośpiechu, który może wygenerować kolejne niedopatrzenia i błędy. Rozpoczęcie prac powinno więc mieć miejsce co najmniej 5-6 miesięcy przed planowanym złożeniem wniosku. Naturalnie, wniosek można przygotować w krótszym terminie. W takim wypadku musimy jednak dysponować wstępnie przygotowanymi materiałami i sprawnie pracującym zespołem.

2. Nieaktualność treści (danych, przepisów) 

Drugi częsty błąd techniczny związany z wnioskiem to nieaktualność treści. Może to dotyczyć dwóch sfer. Po pierwsze, nieaktualności samych danych, odnoszących się do uczelni, po drugie, nieaktualności stosowanych przepisów. Przepisy regularnie się zmieniają, mają miejsce nowelizacje ustawy PSWiN i wynikające z nich później zmiany przepisów rozporządzeń. To z kolei stwarza pole do dwóch rodzajów błędów związanych z przepisami. Gdy korzystamy ze starszej dokumentacji, możemy przemycić do wniosku przepisy sprzed nowelizacji. Zdarza się także, że przepisy ulegają zmianie w ostatnim czasie, np. te związane z kształceniem na odległość. Tymczasem my, w swoim wniosku nadal odwołujemy do rozwiązań wcześniejszych. Warto więc być z tym na bieżąco.

3. Nieadekwatność materiałów, treści lub koncepcji (wewnętrznie, zewnętrznie) 

Trzecia rzecz powiązana z danymi i przepisami to nieadekwatność materiałów, treści lub koncepcji w przygotowanym wniosku o utworzenie nowego kierunku studiów. Może ona polegać na wspomnianej powyżej nieaktualności. Można na nią spojrzeć wewnętrznie – jako niedopasowanie np. do koncepcji, którą chcemy zaprezentować we wniosku. Możemy też mieć do czynienia z nieadekwatnością „zewnętrzną”. Polega ona na niedopasowaniu do potrzeb otoczenia społeczno-gospodarczego. Nieadekwatność „wewnętrzna” może często wynikać z przyjęcia pewnej drogi na skróty. Dzieje się to w przypadku zbyt automatycznego korzystania z dokumentacji wniosku czy raportów samooceny, które wcześniej spotkały się z pozytywnym przyjęciem PKA. Bywają one bezrefleksyjnie przenoszone do nowego wniosku. W podobną pułapkę możemy wpaść, gdy korzystamy z programów i dokumentacji innej uczelni. Wtedy „wchodzimy w cudze buty” i, mimo że materiał może być dobrze przygotowany, może okazać się niekompatybilny z potrzebami naszej uczelni i jej sytuacją wewnętrzną. Koncepcja kształcenia musi być bowiem powiązana ze strategią uczelni, musi z niej wynikać. W związku z tym przejęcie cudzej wersji kształcenia i zapożyczonych opisów może się okazać zupełnie nieadekwatne do tego, co faktycznie jest nam potrzebne. To działa również w drugą stronę. Nawet jeżeli coś wewnętrznie było dopasowane kilka lat temu, dziś już nie musi odpowiadać aktualnej sytuacji uczelni. Może to być również wynikiem przejęcia wniosku zupełnie odmiennego kierunku, często z innej jednostki. Oczywiście warto wzorować się na pewnych dobrych rozwiązaniach swoich kolegów i koleżanek, jednak zawsze trzeba być przy tym ostrożnym. Nie należy kopiować rzeczy zupełnie niedopasowanych do tego, co będziemy chcieli zaprezentować w przygotowywanym przez nas wniosku.

4. Niestosowanie reguł (przepisów, wzorów i kryteriów PKA) 

Wniosek może zawierać także błąd polegający na niestosowaniu ogólnych reguł. Zarówno przepisów, które mogą wynikać z wcześniej wspomnianych uchybień (bezrefleksyjnego kopiowania nieaktualnych albo cudzych dokumentów), jak i niestosowaniu wzorów i kryteriów PKA. Wzory te są dostępne na stronie Komisji i warto do nich sięgać. Nie są one obligatoryjne dla uczelni, jednak pomagają w porządkowaniu niezbędnych we wniosku informacji. Jest to duże ułatwienie. Korzystanie z kryteriów PKA jest wskazane ze względu na fakt, że posłużą do oceny naszego wniosku. Przy sprawdzaniu wniosku , będziemy więc mogli wychwycić kryteria, do których będzie się odnosił recenzent, a które nie zostały wystarczająco odzwierciedlone w opisach. W ten sposób uzyskamy możliwość skorygowania ich.

5. Brak proporcji i selekcji informacji

Kolejnym błędem technicznym, na który powinniśmy być wyczuleni, przygotowując wniosek, jest brak proporcji i selekcji informacji. To naturalne, że na niektóre z tematów możemy mieć dużo więcej do powiedzenia niż na inne. Nie powinniśmy jednak dopuszczać do tego, żeby w dokumentacji wniosku mocniejszy temat, którym chcielibyśmy się pochwalić, zdominował inne treści. Np. opis koncepcji kształcenia jest niezmiernie istotny, ale nie oznacza to, że powinien zająć 70-80% treści. W przeciwnym razie trudno będzie dostrzec inne kwestie wymagane we wniosku, jak chociażby opis infrastruktury. W związku z tym trzeba zdecydować, co jest najbardziej istotne i faktycznie rozwieje wątpliwości recenzenta, a co powinniśmy zawęzić, odrzucić, ewentualnie przedstawić w załączniku. To prowadzi do ostatecznej selekcji informacji. Błędem jest również nadmierne rozdrabnianie się w ramach poszczególnych zagadnień, w tym chwalenie się zbyt dużą liczbą swoich walorów, które nie są powiązane z celem wniosku. W ten sposób doprowadzamy do sytuacji, w której informacje ważne dla recenzenta z punktu widzenia wniosku, stają się dla niego trudne do odszukania. Recenzent, opiniując wniosek, liczy przecież na to, że będzie się on dobrze czytał i łatwo odnajdzie niezbędne dane. W ten sposób zaoszczędzimy mu czas i pracę, które musiałby poświecić na odszukiwanie tego, co ukryliśmy w gąszczu słów.

6. Nieczytelność (wizualna, logiczna) 

Brak proporcji, brak selekcji i niestosowanie reguł prowadzą do kolejnego mankamentu, z którym można spotkać się, przeglądając wnioski przygotowywane przez uczelnię. Mowa jest o nieczytelności. Nieczytelność może być stricte wizualna. Przejawia się ona w różnorodności rozmiarów fontów, braku justowania itd. To może wręcz odstraszać czytelnika i powodować odbiór tekstu jako niespójnego. Dla porównania, jeżeli mamy do czynienia z różnym rozmiarem fontu, to jako czytelnik możemy przypuszczać, że to, co jest zapisane większym fontem, jest istotniejsze niż to, co mniejszym. Uczelni wcale nie musi jednak o to chodzić. W związku z tym rzeczą bardzo istotną jest zredagowanie i schludne opracowanie składanego wniosku. Dzięki temu recenzent mniej zmęczy się przy jego czytaniu. Nieczytelność możemy także zaobserwować od strony językowej. Słownictwo powinno być spójne, zapisy nazw ujednolicone np. nazwy kierunków pisane w cudzysłowie, wielką albo małą literą – w wybrany, ale jeden sposób. Takie rzeczy, wbrew pozorom, rzucają się w oczy, przeszkadzając w uważnym czytaniu wniosku. Jeszcze bardziej rozstraja nieczytelność logiczna: brak ciągu logicznego w przedstawianych informacjach, skakanie z tematu na temat, kiedy w danym punkcie zaczyna się od środka wątku, przeskakując do innego tematu, zbyt szybko zamyka się wywód konkluzją. To wszystko przeszkadza w zrozumieniu przekazu uczelni. Często powoduje też to, że konkretnych danych recenzent nie odnajduje. Oczywiście, uczelnia ma później możliwość wykazania, że te informacje od początku tam się znajdowały, składając wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Taka sytuacja nie jest jednak wygodna dla żadnej ze stron. Po pierwsze, powoduje dodatkowy stres dla uczelni. Po drugie, nakłada nadprogramową pracę na recenzenta i PKA, gdy za pierwszym podejściem nie uda im się odnaleźć potrzebnych informacji we wniosku.

7. Niekompletność (treści, dokumentacji) 

Siódmy grzech popełniany przy przygotowywaniu wniosku polega na niekompletności treści i dokumentacji. Nie wynika to jedynie z nieczytelności wniosku, nieaktualności czy niedopasowaniu. Mowa o sytuacji, gdy pewne treści zostają w nim pominięte. Często są to wspomniane wcześniej wątki związane z kryteriami PKA, które nie zawsze są wystarczająco uwypuklone w samym wzorze recenzji. Dotyczy to także pominięcia pewnych zagadnień i treści wynikających zarówno ze wzoru, jak i z przepisów. W przypadku programu studiów może chodzić o pominięcie informacji w spełnieniu konkretnych czynników wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, np. różnych przeliczników punktów ECTS, punktów „praktycznych”, punktów „w bezpośrednim kontakcie”, samodzielnej pracy studenta, czy dla e-learningu. Każdy z takich współczynników powinien być wyraźnie wyliczony i wskazany. To pokazuje, że – po pierwsze – uczelnia ma świadomość tego, że one istnieją, i – po drugie – wie, jak je spełnić i pokazuje, że to czyni. Jeżeli zostawiamy to recenzentowi, ten będzie to musiał policzyć samodzielnie. Z pewnością nie ucieszy go dodatkowa praca spowodowana brakiem wprost podanej informacji. Ponadto może się okazać, że recenzent będzie liczył te punkty lepiej od nas i z jego punktu widzenia, zazwyczaj właściwego, możemy nie spełnić pewnych warunków. Inaczej jest, gdy recenzent dostanie od nas informację bezpośrednią, gdy prowadzimy go przez swój sposób rozumowania i pokazujemy dokładnie, w jaki sposób dokonaliśmy obliczeń. Możemy mieć również do czynienia z niekompletnością dokumentacji. W rozporządzeniu MNiSW w sprawie studiów można odnaleźć dokładną lista tego, co powinno znaleźć się we wniosku. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, żebyśmy dołączyli od siebie jakiś dodatkowy załącznik. Szczególnie, jeżeli miałby on pomóc w przedstawieniu naszej koncepcji kształcenia, uzasadnieniu pewnych stwierdzeń czy wręcz ich udowodnieniu. Jednak najważniejsze są te załączniki, które wynikają wprost z rozporządzenia. O nich nie można zapomnieć. Warto też zwrócić uwagę na zachowanie pewnej proporcji i balansu pomiędzy informacjami w załączniku i w części głównej. Załączników zwykle jest objętościowo znacznie więcej niż treści właściwego wniosku. Najczęściej zawierają się one w liczbie 300 lub więcej stron. Przy takiej ilości danych może się zdarzyć, że któryś z nich zostanie pominięty. Zdarza się również, że pewne istotne informacje są przerzucane do załączników. Natomiast powinny one znaleźć się w części głównej. Powinny zostać od razu wyartykułowane czy wręcz „wskazane palcem” recenzentowi. Dlatego czasami warto je skopiować do części głównej. Dzięki temu już na etapie czytania wniosku umożliwiamy recenzentowi logiczną stopniowalność informacji. Trudno bowiem czytać o koncepcji kształcenia i jego efektach, jeśli pełny opis znajduje się dopiero na końcu, w załączniku, do którego trzeba regularnie sięgać w trakcie lektury. Oczywiście wniosek nie może być też zaśmiecony. Nie chodzi o to, aby przerzucać do niego wszystko, co można znaleźć w załączniku. Jednak dobrą praktyką jest to, aby te najważniejsze informacje się tam znalazły.

7 omówionych powyżej mankamentów technicznych można najczęściej odnaleźć we wnioskach o utworzeniu nowego kierunku studiów. Warto się z nimi zapoznać i dopilnować, aby żaden z nich nie pojawił się w przygotowywanej przez nas dokumentacji. Prawidłowe dobranie i wykorzystanie posiadanych informacji i materiałów sprawi, że przygotowywany wniosek zyska większe szanse na uzyskanie pozytywnej opinii PKA.

Artykuł powstał na bazie webinarium pt. „Fundamentalne mankamenty techniczne wniosków o pozwolenie na utworzenie studiów” poprowadzonego w dniu 09.11.2020 r. przez eksperta IRSW Grzegorza Laskowskiego.

Autor: Grzegorz Laskowski, ekspert IRSW ds. prawnych oraz formalnych aspektów kształcenia

Zanim rozpoczniesz prace nad wnioskiem o utworzenie nowego kierunku studiów, skonsultuj się z ekspertem.

Sprawdź szczegóły oferty IRSW!

POBIERZ OFERTĘ

Masz pytania? Zadzwoń lub napisz do nas:

☎️+48 81 8228 615
✉️ biuro@irsw.pl