Ebook: Tworzenie nowoczesnych kierunków studiów. Od danych do wdrożenia
Doręczenia elektroniczne w uczelniach od 2025 roku – najważniejsze obowiązki i wyzwania
Stosowanie doręczeń elektronicznych od 1 stycznia 2025 r. wiąże się z koniecznością spełnienia przez uczelnie szeregu obowiązków. Doręczenia elektroniczne, zwane również e-doręczeniami, mają docelowo zastąpić tradycyjny papierowy list polecony. Proces ten wymaga odpowiedniego przygotowania, a zmiana będzie dotyczyć zarówno uczelni publicznych, jak i niepublicznych.
Czym są doręczenia elektroniczne?
Jeśli chcemy najprościej zdefiniować, czym są doręczenia elektroniczne, to można powiedzieć, że jest to nowa forma (usługa) przesyłania korespondencji, prawnie równoważna z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Jest świadczona drogą elektroniczną (za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej) i potwierdzana prawnie ważnymi dowodami wysłania i otrzymania, a przesyłane dane są chronione przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia czy innej nieupoważnionej zmiany.
Podstawy prawne wprowadzenia doręczeń elektronicznych w uczelniach
Przypomnijmy, że ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych już obowiązuje, ale na mocy Komunikatu Ministra Cyfryzacji z 12 lipca 2024 r. jej stosowanie jest wymagane od 1 stycznia 2025 r.
Doręczenia elektroniczne to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego określana jako tzw. usługa zaufania, której podstawy prawne i wymogi techniczne określa rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS). Rozporządzenie to obowiązuje od 1 lipca 2016 r. i nie tylko wprowadza standardy dla przepisów regulujących usługi elektroniczne, ale jego zadaniem jest także promowanie i budowanie zaufania do usług online w krajach Unii Europejskiej.
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) – obowiązek uczelni
Zarówno uczelnie publiczne, jak i niepubliczne są zaliczane do kategorii podmiotów publicznych, które są zobowiązane do posiadania tzw. adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). ADE umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych. Jest indywidualnie przypisany każdemu użytkownikowi e-doręczeń, ponieważ w trakcie wnioskowania o ADE weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu. ADE umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach doręczeń elektronicznych. Adresy do doręczeń elektronicznych są gromadzone w bazie adresów elektronicznych (BAE), rejestrze publicznym prowadzonym przez ministra właściwego ds. informatyzacji, który pozwala na wyszukiwanie adresów.
Jak założyć ADE i kto może być administratorem skrzynki?
Założenie ADE wymaga przygotowania pełnomocnictwa rektora uczelni oraz decyzji o wyznaczeniu administratora skrzynki. Administrator powinien znać organizację pracy uczelni, obieg dokumentów oraz mieć doświadczenie w obsłudze systemów wykorzystywanych przez uczelnię. Istnieje możliwość wyznaczenia kilku administratorów, co może ułatwić zarządzanie skrzynką ADE.
„Doręczenia elektroniczne w uczelniach – prawa i obowiązki wynikające z najnowszych przepisów” – SZKOLENIE OTWARTE 28.01.2025 r.
Jakie usługi wspierają doręczenia elektroniczne?
Doręczenia elektroniczne są realizowane przez podmioty publiczne, w tym uczelnie, za pomocą Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) oraz Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Obie usługi są realizowane przez tzw. operatora wyznaczonego, którym do końca 2025 r. jest Poczta Polska. Korzystanie z PURDE i PUH jest możliwe na dwa sposoby: za pomocą systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) lub innego systemu kancelaryjnego zintegrowanego z e-Doręczeniami, a także poprzez aplikację e-Doręczeń. Decyzja w tym zakresie zależy od tego, czy uczelnia posiada system klasy EZD.
Okres przejściowy w 2025 roku – co warto wiedzieć?
Obok kwestii technicznych dotyczących wdrożenia w uczelni doręczeń elektronicznych, należy zwrócić uwagę na fakt, iż rok 2025 objęty jest okresem przejściowym, w trakcie którego możliwe jest jeszcze równoległe stosowanie różnych sposobów doręczeń (np. ePUAP czy przesyłka rejestrowana). Docelowo natomiast doręczenia elektroniczne będą podstawowym sposobem doręczania przez podmioty publiczne korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania.
Podobnie na gruncie Kodeksu postępowania administracyjnego doręczenia elektroniczne również będą stanowiły podstawowy sposób doręczania korespondencji wysyłanej w ramach prowadzonych postępowań administracyjnych. W przypadku szkół wyższych doręczanie korespondencji w ramach określonych postępowań administracyjnych może odbywać się również za pomocą alternatywnego wobec doręczeń elektronicznych systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 358a Prawa o szkolnictwie wyższym.
Autor: r.pr. dr Monika Kwiecień-Miland
