Ebook: Tworzenie nowoczesnych kierunków studiów. Od danych do wdrożenia
Jak budować trwałe relacje uczelni z absolwentami – Część III. 7 kroków do skutecznego wdrożenia strategii
Podstawą realizacji przyjętej strategii jest podejmowanie decyzji w oparciu o dowody (ang. evidence based decision-making) czyli proces podejmowania decyzji dotyczących opracowania i wdrożenia polityki proabsolwenckiej, który opiera się na najlepszych dostępnych badaniach, dowodach i twardych danych (w szczególności informacji i opinii pochodzących od samych absolwentów).
Krok 1: Zebranie danych nt. absolwentów i przeprowadzenie segmentacji
Nie wszyscy absolwenci mają takie same potrzeby i oczekiwania wobec swojej Alma Mater. Dlatego kluczowe jest odpowiednie zrozumienie różnych grup i dostosowanie działań do ich specyficznych oczekiwań. Można wyróżnić m.in.:
- Niedawnych absolwentów – poszukujących wsparcia edukacyjnego, zawodowego
i networkingowego, - Profesjonalistów z doświadczeniem – mogących oferować mentoring i współpracę biznesową,
- Liderów branżowych – o wysokim statusie zawodowym i osiągnięciach, gotowych do wspierania uczelni w działaniach strategicznych np. poprzez zasiadanie w Radzie Uczelni,
- Darczyńców – skłonnych do finansowego wspierania rozwoju uczelni i studentów (np. poprzez stypendia).
To tylko kilka przykładów kluczowych segmentów absolwentów, na których uczelnie mogą skupiać się w swoich strategiach działania.
Krok 2: Przygotowanie oferty dedykowanej dla absolwentów oraz zbudowanie „platformy” do komunikacji
U podstawy wszystkich działań skierowanych do absolwentów powinna być dedykowana oferta dla osób, które ukończyły uczelnię. Oferta powinna być przygotowana w oparciu o badania potrzeb absolwentów. Wiele uczelni tworzy profesjonalne programy lojalnościowe dla absolwentów, zawierające nie tylko ofertę danej szkoły wyższej (np. zniżki na studia podyplomowe, dostęp do biblioteki czy infrastruktury kulturalno-sportowej), ale również oferty partnerów zewnętrznych.
Uczelnia, która chce skutecznie budować wspomniane relacje, powinna zadbać o nowoczesną „platformę” do komunikacji z absolwentami. Do tego celu może wykorzystać narzędzia takie jak: serwis internetowy, aplikacja mobilna, personalizowane newslettery, treści content marketingowe. Komunikacja z absolwentami powinna być regularna, dynamiczna i segmentowana.
Krok 3: Budowanie sieci kontaktów i stworzenie przestrzeni do networkingu.
W budowaniu skutecznej strategii zaangażowania absolwentów niezbędne jest stworzenie rozbudowanej sieci absolwentów, która sprzyja poczuciu przynależności. Budowanie sieci można osiągnąć, oferując absolwentom udział w programach absolwenckich oraz umożliwiając możliwość utrzymywania bieżących kontaktów z uczelnią i innymi absolwentami zarówno online (za pośrednictwem platform do komunikacji, aplikacji, mediów społecznościowych czy newsletterów) jak również na żywo, podczas cyklicznych wydarzeń np. zjazdów absolwenckich, spotkań networkingowych, gal, konferencji, uroczystości.
Krok 4: Stworzenie programu mentoringowego, angażowanie absolwentów w proces kształcenia
Zachęcaj absolwentów do dzielenia się wiedzą i doświadczeniem – poprzez mentoring, udział w wykładach otwartych i prezentacjach. Warto nawiązywać współpracę z absolwentami i angażować ich do prowadzenia zajęć.
Krok 5: Stworzenie dopasowanego do uczelni modelu zarządzania relacjami i współpracą z absolwentami
Budowanie relacji i współpraca z absolwentami, w warunkach centralizacji zarządzania
w szkołach wyższych powinna być kreowana z poziomu centralnego przy ścisłej współpracy administracji centralnej i wydziałowej. Model powinien bazować na efektywnych rozwiązaniach zarządczych i organizacyjnych, ujednoliconych na poziomie całej uczelni.
Realizacja strategii budowania współpracy absolwentów z uczelnią wymaga koordynacji ze strony wyspecjalizowanej komórki organizacyjnej w ramach jednostki centralnej oraz bliskiej współpracy ze wszystkimi jednostkami realizującymi zadania skierowane do obecnych lub przyszłych absolwentów (np. dział współpracy międzynarodowej, biura karier).
Budowanie i realizacja strategii budowania współpracy absolwentów z uczelnią wymaga koordynacji ze strony wyspecjalizowanej komórki organizacyjnej w ramach jednostki centralnej oraz bliskiej współpracy zarówno z wydziałami jak i ze wszystkimi jednostkami realizującymi zadania skierowane do obecnych lub przyszłych absolwentów (np. dział współpracy międzynarodowej, biuro karier itd.).
Krok 6. Zorganizowanie i zaangażowanie kluczowych osoby do realizacji strategii:
- Biuro ds. Absolwentów – centralna jednostka odpowiadająca za całość strategii, koordynację działań i komunikację na linii Alma Mater – absolwenci,
- Koordynatorzy wydziałowi – osoby łączące wydziały z Biurem, odpowiedzialne za wydziałowe działania, storytelling i organizację wydarzeń.
- Rada Absolwentów – ciało doradcze złożone z przedstawicieli różnych roczników
i branż, wspierające rozwój inicjatyw. - Władze uczelni – w realizacji strategii kluczowe jest osobiste zaangażowanie władz uczelni (rektorów, prorektorów, dziekanów) w budowanie relacji z absolwentami, co znacząco podnosi rangę tych relacji i zachęca prominentnych absolwentów do współpracy. Ich rolą jest nie tylko stawianie celów, ale przede wszystkim odpowiednich tworzenie warunków organizacyjno-finansowych dla zespołu odpowiedzialnego w uczelni za realizację polityki proabsolwenckiej.
Krok 7: Monitorowanie, analizowanie i udoskonalanie
Kluczem do efektywnego wdrożenia strategii i osiągania celów są regularne raporty z działań, badanie poziomu zaangażowania (wskaźniki KPI), analizowanie skuteczności działań marketingowych (np. kampanii reklamowych) oraz wprowadzanie zmian doskonalących, zgodnie z potrzebami.
Podsumowanie
Budowanie relacji z absolwentami to inwestycja w markę, reputację i przyszłość uczelni. Dzięki spójnej strategii opartej na danych, zaangażowaniu i przemyślanej strukturze organizacyjnej – każda uczelnia może stworzyć społeczność, która wraca z dumą i zaangażowaniem.
Kluczem do sukcesu we wdrożeniu modelu zbudowanie współpracy zespołu ludzi odpowiednio przygotowanych do realizacji zadań o charakterze marketingowym, komunikacyjnym
i organizacyjnym.
Realizacja strategii budowania relacji z absolwentami jest niemożliwa bez włączenia w proces jej wdrażania zarówno pracowników uczelni (administracji centralnej i wydziałowej oraz władz uczelni) jak również absolwentów. Bez wzajemnego zaangażowania tych grup, ich wzajemnej akceptacji wspólnych celów i zaangażowania we współpracę nie będzie możliwe skuteczne wdrażanie strategii.
