Akademia Liderów Zarządzania Uczelniami (9-19 września 2024 r.)

Dowiedz się więcej

Stworzenie nowego ustroju prawno-organizacyjnego w uczelni

Jaki był kontekst i cele projektu?  

Naszym klientem była jedna z największych uczelni publicznych kształcąca ponad 15 000 studentów i zatrudniająca ponad 2000 pracowników.

Wejście w życie tzw. Ustawy 2.0 wymusiło na wszystkich uczelniach konieczność wprowadzenia bardzo szerokich zmian wewnętrznych w celu dostosowania uczelnianych przepisów do prawa powszechnie obowiązującego. Kluczowym obszarem wymagającym rewizji lub wręcz przebudowy, była zmiana ustroju uczelni, odnosząca się zarówno do jej struktury organizacyjnej, ale także do struktury decyzyjnej organów i osób piastujących funkcje kierownicze. Zwieńczeniem tych prac miał być projekt całkowicie nowego statutu uczelni, który należało opracować i uchwalić do 1 października 2019 r. Co ważne, w okresie kilku miesięcy od wejścia w życie nowego statutu miały być przeprowadzane wybory do organów uczelni (wybory rektorskie w nowej formule, wybory do senatu, itp.).  

Władze uczelni od początku zwracały uwagę na dwie kluczowe potrzeby, tj. zapewnienie pełnej zgodności nowego ustroju z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz zapewnienie odpowiedniej spójności wewnętrznej przewidywanych zmian w ustroju uczelni przy zachowaniu funkcjonalności w okresie przejściowym po wejściu w życie nowego statutu. 

Chcąc mieć pewność co do spełnienia powyższych potrzeb, szczególnie wobec planowanych istotnych zmian w strukturze organizacyjnej, zespół IRSW został poproszony o wsparcie doświadczeniem, znajomością nowych regulacji i zewnętrznym spojrzeniem na całość ustroju uczelni. 

Jak odpowiedzieliśmy na potrzeby Uczelni?  

Prace wdrożeniowe podzieliliśmy na kilka kluczowych części odnoszących się do właściwych aktów normatywnych, które miały być efektem końcowym prac. W pierwszej jednak kolejności zorganizowaliśmy kilka spotkań ogólnych, które służyły szerszej dyskusji na temat wizji zmian w strukturach i mechanizmach zarządczych uczelni, co pozwoliło nam lepiej poznać specyfikę uczelni oraz w bardziej adekwatny sposób dobierać propozycje rozwiązań w ramach kolejnych warsztatów. 

Cały projekt trwał ok. osiem miesięcy – od listopada 2018 r. do czerwca 2019 r., ramach którego przeprowadziliśmy 16 spotkań warsztatowych ekspertów IRSW z przedstawicielami uczelni. W prace na rzecz uczelni zaangażowanych było sześcioro ekspertów prawnych IRSW.  

Jak przebiegała realizacja projektu?  

W realizacji projektu, kluczową rolę odgrywała praca warsztatowa (zespołowa i indywidualna) z kadrą uczelni. Rozpoczęcie prac nad każdym z dokumentów prawnych poprzedzała dyskusja na temat tego, w jaki sposób docelowo ma działać uczelnia w określonym obszarze, tj. jakie efekty chcą uzyskać władze uczelni. Taka metodyka pozwoliła nam dobierać właściwe mechanizmy prawne i na bieżąco dopasowywać je do potrzeb uczelni przy zachowaniu zgodności z przepisami nadrzędnymi.  

Ustalenie wizji docelowej pozwoliło naszemu zespołowi opracować pierwsze projekty dokumentów, które w późniejszych spotkaniach warsztatowych były przedmiotem szczegółowych analiz oraz dyskusji. Naszym zadaniem było w tym zakresie m.in.: 

  • moderowanie dyskusji; 
  • proponowanie możliwych rozwiązań funkcjonalnych i odpowiadających im przepisów; 
  • bieżące kontrolowanie poprawności merytorycznej, spójności i legalności projektowanych mechanizmów; 
  • legislacyjne opracowywanie korekt do projektów przepisów w celu wypracowania ostatecznego projektu gotowego do przyjęcia przez właściwe organy uczelni. 

W trakcie spotkań warsztatowych oraz towarzyszących konsultacji telefonicznych skrupulatnie doradzaliśmy możliwe rozwiązania wskazując każdorazowo ich wady i zalety oraz możliwe ryzyka. Na bieżąco tłumaczyliśmy także ewentualne wątpliwości interpretacyjne dotyczące nowych regulacji ustawowych. 

Po legislacyjnym opracowaniu zasadniczego projektu statutu, aktywnie uczestniczyliśmy także w dalszych etapach prac związanych z jego przyjęciem, m.in. poprzez udział w posiedzeniach odpowiedniej komisji senackiej, w ramach których na bieżąco dokonywaliśmy niezbędnych korekt i poprawek wynikających z prowadzonych konsultacji wewnętrznych. 

Jakie efekty uzyskała Uczelnia?

Uporządkowana według metodyki IRSW, iteracyjna praca nad projektami regulacji, a w szczególności projektem nowego statutu uczelni, umożliwiła sprawne postępy w pracach, a tym samym przyjęcie wszystkich niezbędnych regulacji zgodnie z ustawowymi terminami określonymi w przepisach wprowadzających.  

W efekcie projektu opracowaliśmy w szczególności: Statut, Regulamin wynagradzania pracowników, Regulamin nadawania stopnia doktora wraz z projektem umowy z jednostką finansującą, Regulamin nadawania stopnia doktora habilitowanego, Regulamin studiów, Regulamin szkoły doktorskiej oraz Regulamin wyboru pierwszej Rady Uczelni.  

Przygotowane regulacje spełniały wszystkie z pięciu kluczowych kryteriów standardu jakości IRSW, tj. kryteria: 

  • zgodności z prawem – regulacje są zgodne z przepisami obowiązującego prawa; 
  • kompleksowości – w danym akcie prawnym/dokumencie zostały uregulowane wszystkie niezbędne zagadnienia (szczególnie te określone przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego jako obligatoryjne);  
  • spójności – zaprojektowane regulacje były wewnętrznie spójne ze sobą (zarówno wewnątrz danego dokumentu, jak i między dokumentami – w szczególności w odniesieniu do spójności z nowym statutem); 
  • zgodności z koncepcją funkcjonowania uczelni – przyjęty model organizacyjny uczelni ma pełne odzwierciedlenie w wewnętrznych regulacjach; 
  • zgodności z zasadami techniki prawodawczej – projekty prawidłowo przygotowane pod kątem poprawności legislacyjnej (opracowane dokumenty były zrozumiałe, a przepisy w nim zawarte nie budziły wątpliwości co do sposobu ich stosowania).   

W opinii pracującego z nami zespołu uczelnianego, przyjęta metodyka pracy pozwoliła im nie tylko sprawnie zrealizować wymagane ustawą zmiany prawne wewnątrz uczelni, ale także oszczędzić czas i środki które należałoby poświęcić przy samodzielnej realizacji projektu. Jednocześnie podkreślano dodatkowy efekt w postaci podniesienia wiedzy prawnej zespołu uczelni, dzięki cierpliwym objaśnieniom przygotowywanym i prezentowanym przez nasz zespół na każdym etapie projektu. Zaprojektowany w projekcie ustrój uczelni działa do dziś (grudzień 2023 r.). 

Zastanawiasz się, jak taki projekt mógłby wyglądać w Twojej Uczelni?

Umów się na bezpłatną konsultację
Udostępnij:
Powrót do Bazy wiedzy

Potrzebujesz wsparcia doradczego lub szkoleniowego w tym obszarze? Chętnie pomożemy!

Umów się na bezpłatną konsultację