Usprawnienie procesów w zakresie obsługi decyzji administracyjnych

Jaki był kontekst i cele projektu?

Naszym klientem była uczelnia niepubliczna, należąca do krajowej czołówki. Kadra zarządzająca administracji planowała, w perspektywie kilku miesięcy, kolejne etapy cyfryzacji procesów wsparcia administracyjnego. W szczególności, plany dotyczyły obszarów obsługi spraw studenckich. Jednocześnie, osoby zarządzające zdawały sobie sprawę, że proces obsługi decyzji administracyjnych nie jest dostatecznie uporządkowany. Odmienne problemy odnotowywano także w każdym z kilku centrów obsługi, funkcjonujących w uczelni. Ważne było upewnienie się, że istotne wady aktualnych praktyk w procesach nie zostaną utrwalone podczas implementacji narzędzi informatycznych.  Wątpliwości, w ocenie uczelni, budziła także poprawność decyzji administracyjnych w aspekcie prawnym. Nie zawsze, dostatecznie jasno określone były role specjalistów administracji, działu prawnego oraz dziekanów przy podejmowaniu takich decyzji. Uczelnia miała już pozytywne doświadczenia w zakresie zarządzania procesowego, dlatego zaproszono zespół Instytutu w celu usprawnienia obsługi decyzji administracyjnych.

Jak odpowiedzieliśmy na potrzeby Uczelni?

Zaproponowane zostały następujące, główne zadania diagnostyczne i doradcze:  

• zbadanie podstawy prawnej realizacji procesów oraz diagnoza obecnego stanu procesów,
• rekomendowanie zmian w badanych procesach wraz ze wsparciem ich wdrożenia.

Projekt trwał około trzech miesięcy. Zespół Instytutu, zaangażowany w jego realizację składał się z ekspertki ds. optymalizacji procesów, eksperta ds. prawnych, koordynatora merytorycznego oraz koordynatorki organizacji projektu.

Jak przebiegała realizacja projektu?

W realizacji projektu, kluczową rolę odgrywała praca warsztatowa (zespołowa i indywidualna) z kadrą uczelni w zakresie mapowania procesów. Wykorzystano metody i narzędzia procesowe oraz zarządzania jakością. Wnikliwie analizowano również zakresy obowiązków i uprawień, regulamin studiów, regulaminy organizacyjne i inne dokumenty uczelni – w szczególności pod kątem prawnym.

Główne etapy realizacji projektu, to: 

• Analiza prawna poprawności zaprojektowania i stosowania procedur podejmowania rozstrzygnięć w indywidualnych sprawach studenckich. Efekt: raport wraz z listą rozbieżności w odniesieniu do założonych kryteriów audytu. 
• Diagnoza obecnego stanu procesów (model as-is). Efekt: mapy procesów wraz ze wskazaniem źródeł problemów, wąskich gardeł oraz rozbieżności (w odniesieniu do podstawy prawnej oraz sposobu jego realizacji).
• Opracowanie propozycji zmian w badanych procesach (modele docelowe procesów – model to-be). Efekt: wskazanie kierunków optymalizacji, w tym uporządkowania zakresów odpowiedzialności osób i jednostek w procesach oraz zmian prawnych 
• Opracowanie standardowej procedury operacyjnej. Efekt: propozycja SOP wraz w rekomendacjami do wdrożenia (m.in. dot. monitorowania, walidacji procesów i zarządzania zmianą na etapie wdrożenia procesu). 

Jakie efekty uzyskała Uczelnia?

W efekcie realizacji projektu wypracowany został jednolity standard realizacji procesów, w obszarze wydawania decyzji administracyjnych dla osób studiujących. Zdaniem zespołu uczelni – zarządzającego, a także realizującego zadania w tym procesie – niezwykle wartościowym doświadczeniem było odkrycie zaskakująco wielu, rozbieżnych i często nieefektywnych wersji realizacji zadań. Proces został zoptymalizowany, z uwzględnieniem dobrych praktyk w tym zakresie oraz zapewniono pełną zgodność z przepisami prawa. Powstała szczegółowa procedura, wzory dokumentów i jednoznaczne wzorce działania w określonych sytuacjach. Uczelnia stała się w ten sposób, świadomym swoich wymagań partnerem dla dostawcy rozwiązania IT. Zrozumienie, w jaki sposób rozpoznaje się własne procesy, na co należy zwracać uwagę i jak można doskonalić swoje działania, pozwala kadrze administracji samodzielnie wprowadzać dalsze usprawnienia.

Bądź na bieżąco i zaobserwuj nas w Social Mediach – polub fanpage na Facebooku oraz na LinkedIn. A jeśli chcesz otrzymywać na swoją skrzynkę mailową Prasówkę Akademicką oraz najnowsze wpisy z naszego bloga, zarejestruj się do Newslettera IRSW!