Jak przygotować uczelnię do współpracy z Polską Komisją Akredytacyjną i zwiększyć szanse na sukces

Współpraca z Polską Komisją Akredytacyjną (PKA) potrafi budzić emocje – często negatywne. Tymczasem dobrze przygotowana uczelnia może przejść przez ocenę programową czy procedurę uzyskiwania pozwolenia na uruchomienie nowego kierunku bez stresu, a nawet z poczuciem satysfakcji. Klucz tkwi w zrozumieniu, co naprawdę ma znaczenie i w unikaniu najczęstszych błędów.

Uczelnie często wskazują na słabości po stronie Komisji, w szczególności na niejednolity sposób pracy jej ekspertów. Niezależnie od realnej skali takiego zjawiska, pojedyncze szkoły wyższe nie mają na nie zauważalnego wpływu. Mogą natomiast minimalizować ryzyko, doskonaląc siebie.

Procedury, którym podlegają uczelnie, choć wymagające, mogą być okazją do wzmocnienia jakości kształcenia i zbudowania lepszej organizacji pracy. Trzeba tylko wiedzieć, jak się przygotować i czego unikać.

W tym artykule odpowiadamy na cztery fundamentalne pytania dotyczące współpracy z PKA. Bazujemy na doświadczeniach ekspertów i praktycznych obserwacjach z wielu wizytacji oraz analiz dokumentacji uczelni.

• Jak poprawić komunikację, by zredukować stres i zwiększyć skuteczność?
• Jakie aspekty współpracy z PKA są niedoceniane, a kluczowe?
• Co faktycznie wpływa na sukces lub porażkę w procedurach?
• Jakie błędy uczelnie popełniają najczęściej i dlaczego?

Wewnętrzny system zarządzania jakością kształcenia – coś więcej niż obowiązek

Choć uczelnie koncentrują się zwykle na spełnianiu formalnych wymogów, to często pomijają dwa strategiczne obszary:

• Rola systemu zapewniania jakości – wewnętrzny system nie może być fasadowy. Musi być realny, działający i udokumentowany. Eksperci PKA nie oceniają jedynie formalnych zapisów – szukają dowodów, że system funkcjonuje w praktyce.
• Znaczenie spójnej narracji i przejrzystości dokumentacji – dokumenty, które nie tworzą logicznej całości, w których pojawiają się sprzeczności, powtórzenia czy zbyt ogólne deklaracje, budzą wątpliwości. Spójność przekazu świadczy o profesjonalizmie uczelni.

• Działający WSZJK musi być udokumentowany – bez protokołów, raportów, uchwał uczelnia nie może potwierdzić swoich deklaracji.
• System musi przynosić pozytywne efekty – a nie być tylko „na papierze”.
• System musi być znany – osoby zaangażowane muszą rozumieć, jakie procedury obowiązują na ich uczelni.
• System musi być transparentny – interesariusze muszą mieć dostęp do stosowanych procedur, ale również do informacji o efektach ich funkcjonowania.
• Jakość dokumentacji – wizytówka uczelni – PKA widzi uczelnię najpierw przez pryzmat dokumentów. Jeśli są niespójne, pełne ogólników i deklaracji bez dowodów – trudno oczekiwać pozytywnej oceny.

Co decyduje o sukcesie lub porażce w procedurze oceny programowej i przy wnioskach o nowe kierunki studiów?

Na ostateczny wynik prowadzonej przez PKA procedury wpływa najczęściej kilka kluczowych czynników i barier, które pojawiają po stronie Uczelni:

• Unikanie wchodzenia w rolę eksperta – chociaż uczelnia przygotowuje wniosek czy raport samooceny, ostatecznie nie ocenia tylko sama siebie i dla siebie – nie jest jedynym uczestnikiem procedur. Jej zadaniem jest pokazać dane, z których PKA może wyciągnąć wnioski.
• Organizacja pracy i zespołu – brak koordynacji, niespójność działań i traktowanie procedury jako „dodatkowej roboty” to prosta droga do problemów.
• Ustalanie priorytetów – działania związane z oceną czy wnioskiem powinny mieć przypisaną odpowiednią rangę. Próby zrobienia tego „przy okazji” kończą się słabą jakością materiałów.
• Znajomość przepisów i kryteriów PKA – brak wiedzy o wymaganiach (zarówno prawnych, jak i pakowskich) prowadzi do merytorycznych błędów już na etapie tworzenia dokumentów.
• Dowody, nie obietnice – uczelnia musi udokumentować to, co deklaruje. Brak twardych dowodów (protokołów, uchwał, załączników) często skutkuje zarzutami.

W analizie praktyki uczelni powtarzają się te same błędy. Można je podzielić na pięć głównych kategorii:

1. Organizacyjne – brak koordynatora, rozproszenie zadań, niespójne dokumenty.
2. Formalne – nieznajomość przepisów zewnętrznych i wewnętrznych, mylenie pojęć.
3. Merytoryczne – powierzchowne opisy, niespójność treści, mylenie tematów.
4. Jakościowe (w tym techniczne) – dokumenty bez struktury, braki w systemie jakości, niesformalizowane działania.
5. Mentalne – błędne podejście do oceny (np. negatywne nastawienie do ekspertów), oraz brak refleksji nad jakością kształcenia, ignorowanie znaczenia samooceny.

Do tych błędów dochodzi zwykle z powodu braku czasu, traktowania PKA jako „zła koniecznego” oraz niewystarczającego przygotowania osób zaangażowanych po stronie uczelni.

Każdy proces oceny (czy to ocena programowa czy wniosek o pozwolenie na utworzenie studiów) potrzebuje osoby, która spina całość: monitoruje terminy, kontroluje spójność, zbiera informacje. To musi być lider z autorytetem, wiedzą i doświadczeniem. Aby projekt zakończył się sukcesem kluczowa jest sprawna organizacja pracy, odpowiedni dobór członków zespołu oraz dobra komunikacja. Istotna jest również:

• Stała weryfikacja treści dokumentów – również na poziomie językowym i redakcyjnym.
• Podnoszenie kompetencji pracowników – z zakresu przepisów, procedur PKA, ale też wewnętrznych regulacji.
• Rzetelne podejście do samooceny – traktowanie raportu jako narzędzia refleksji, a nie formalności.
• Konstruktywna postawa wobec ekspertów – nie warto wchodzić w polemiki naukowe i światopoglądowe podczas wizytacji. Lepszy efekt da rzetelna prezentacja danych i otwartość na pytania.

Współpraca z PKA nie musi być źródłem stresu – może być impulsem do realnej poprawy jakości kształcenia. Kluczowe jest zrozumienie, że nie chodzi tylko o dokumenty, ale o sposób, w jaki uczelnia działa na co dzień.

Dobre przygotowanie, zespół z jasnymi rolami, znajomość przepisów i świadomość oczekiwań PKA to fundamenty sukcesu – zarówno w ocenie programowej, jak i w ubieganiu się o nowe kierunki.

Dobrym rozwiązaniem jest zmiana podejścia do PKA jako kontrolera, na rzecz postrzegania jej jako partnera. Czasem wydaje się to trudne, gdy odnosi się wrażenie, że wizytujący eksperci przyjeżdżają, by „złapać na błędach”. Warto jednak skupić się na zaprezentowaniu, że uczelnia działa zgodnie ze standardami, niezależnie od atmosfery, jaka panuje podczas wizytacji. 

Im lepiej zespół uczelni jest przygotowany, tym mniej stresu po obu stronach. I tym lepsza – realnie – jakość kształcenia w uczelni.

Autor: Grzegorz Laskowski

Sprawdź również ofertę szkolenia otwartego (online), „Procedury akredytacyjne i standardy jakości kształcenia – skuteczna współpraca z PKA”, które odbędzie się 9 kwietnia 2025 r.