Wraz z kończącym się powoli rokiem akademickim, nadszedł czas podsumowań. Dokładnie rok temu rozpoczęliśmy pracę nad wdrożeniem przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce w polskich uczelniach.  Mając świadomość wyzwań, z jakimi muszą mierzyć się władze szkół wyższych, w obliczu tak dużych zmian systemowych, chcieliśmy pomóc im w przezwyciężeniu oraz bezproblemowym wprowadzeniu swoich uczelni w nowy okres ich funkcjonowania.  W tym celu  opracowaliśmy unikatowy w skali kraju program doradczy – Uczelnia 2.0. Przez ostatnie 12 miesięcy pomagaliśmy wdrożyć regulacje w 14 polskich uczelniach publicznych i niepublicznych. Do dnia dzisiejszego zajęło to 800 godzin bezpośrednich konsultacji w 12 obszarach funkcjonowania uczelni objętych wsparciem, przy zaangażowaniu 16 ekspertów. To tylko wybrane liczby pokazujące skalę naszego zaangażowania. Zachęcamy do poznania szczegółów naszego projektu „Uczelnia.2.0”.


POCZĄTEK PROGRAMU UCZELNIA 2.0

  Przez ostatni rok mieliśmy okazję współpracować z uczelniami przy wdrożeniu ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz przepisów rozporządzeń. Bazując na naszych doświadczeniach we wdrażaniu zmian w uczelniach i znając doskonale sytuację w sektorze szkolnictwa wyższego – wiedzieliśmy, że nowe przepisy mogą być dużym impulsem do dynamicznych i pozytywnych zmian. Wiążą się jednak też z ryzykiem popełniania wielu błędów przy ich wdrażaniu. Dlatego też postanowiliśmy zaproponować liderom zarządzającym uczelniami nasze autorskie rozwiązania oraz wsparcie wiedzą i doświadczeniem całego zespołu. Na podstawie analizy potrzeb i problemów naszych klientów stworzyliśmy program Uczelnia 2.0, którego celem było przede wszystkim sprawne i bezpieczne wdrożenie nowych rozwiązań organizacyjnych i prawnych w uczelniach, z pełnym uwzględnieniem ich specyfiki.
Dziś mija rok od spotkania z ekspertami Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego w Lublinie i tym samym finalizacji prac nad programem Uczelnia 2.0. Był to zdecydowanie rok owocnej pracy i wielu zmian, które pozwalają nam optymistycznie patrzeć w przyszłość, dlatego też pragniemy podzielić się z Wami częścią tego, czego udało nam się dokonać.

Realizacja programu "Uczelnia 2.0"
Realizacja programu “Uczelnia 2.0”

PARTNERZY PROGRAMU UCZELNIA 2.0

  W związku z procesem wdrażania zmian podjęliśmy współpracę w różnym zakresie z 14 polskimi uczelniami: Akademia Muzyczna w Krakowie, Akademia Pedagogiki Specjalnej w Warszawie im. Marii Grzegorzewskiej, Akademia Sztuk Pięknych w Krakowie, Akademia Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Warszawie, Akademia Wyższa Szkoła Bankowa, Państwowa Wyższa Szkoła Wschodnioeuropejska w Przemyślu, Politechnika Częstochowska, Politechnika Świętokrzyska, Prywatna Wyższa Szkoła Ochrony Środowiska w Radomiu, SWPS Uniwersytet Humanistycznospołeczny, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Wojskowa Akademia Techniczna. Zakres prac w każdym przypadku dostosowywany był indywidualnie i wymagał skupienia się na innych aspektach wdrożenia ustawy. Prace prowadzone były równolegle w ośmiu miastach Polski:  Warszawa, Kraków, Kielce, Częstochowa, Dąbrowa Górnicza, Lublin, Przemyśl, Radom.

Współpraca w ramach programu Uczelnia 2.0
Współpraca w ramach programu Uczelnia 2.0

ZESPÓŁ EKSPERTÓW PROGRAMU UCZELNIA 2.0

  Program Uczelnia 2.0 realizowany był przez zespół konsultantów i ekspertów Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego. Każda z uczelni otrzymała wsparcie i nadzór dedykowanego opiekuna, który odpowiadał ze skoordynowanie prac oraz bieżące, bezpośrednie wsparcie dla osób zarządzających uczelnią (rektorzy, kanclerze). W specjalistyczne prace nad wdrożeniem zmian zaangażowani byli eksperci obszarowi posiadający wiedzę z 12 obszarów funkcjonowania uczelni.
Wiodącymi konsultantami i opiekunami uczelni byli Piotr Pokorny i  dr Adam Szot oraz Tomasz Lewiński, którzy jednocześnie tworzyli zespół roboczy odpowiadający za sprawy ustroju i organizacji uczelni. W zakresie procesów zarządzania zmianą i jej komunikowania, wsparcia udzielali Iza RudzińskaMariusz Lorenc – partnerzy Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego reprezentujący firmę nFactor/Neuroedukacja. Nad poprawnością legislacyjną powstających aktów prawnych czuwał r.pr. Tomasz Kocoł. W poszczególnych obszarach funkcjonowania uczelni, za wsparcie i konsultacje odpowiadali m.in.: dr Aleksander Jakubowski, dr Artur Kokoszkiewicz, Łukasza Kierznowski – sprawy studenckie, Grzegorz Laskowski – prowadzenie studiów i proces kształcenia, dr Katarzyna Świerk – obszar nauki i zarządzania badaniami naukowymi, dr. Jakub Kosowski – postępowania dyscyplinarne w uczelni.



ZAŁOŻENIA PROGRAMU UCZELNIA 2.0

  W ramach programu współpracowaliśmy zarówno z władzami rektorskimi i kanclerskimi, jak również z kadrą kierowniczą średniego szczebla w osobach dyrektorów i kierowników. Całość program Uczelnia 2.0 zawarta jest w czterech etapach, których przez cały czas realizacji usługi ściśle się trzymamy:

Etap I – Wyznaczanie kierunków działania uczelni i stworzenie nowej struktury organizacyjnej.
Głównym celem tego etapu było opracowanie projektu statutu, dokumentów ustrojowych oraz opis kluczowych procesów zachodzących w uczelni.

Etap II – Dostosowanie procesów wewnętrznych do nowego modelu funkcjonowania uczelni.
W ramach tego etapu ocenie i analizie podlegają kluczowe procedury wewnętrzne w obszarze badań naukowych, dydaktyki, spraw pracowniczych i relacji z otoczeniem. Efektem końcowym są projekty nowych procedur w powyższych obszarach oraz regulaminy, zarządzenia, wzory i wytyczne.

Etap III – Podniesienie kompetencji kadr uczelni – szkolenia wdrożeniowe
Celem tego etapu są szkolenia wdrożeniowe dla kadr w oparciu o nowo wypracowane rozwiązania. Ważny element tego procesu stanowią również praktyczne materiały szkoleniowe, które mają usprawnić przyszłą pracę.

Etap IV – Wdrożenie i ewaluacja zmian oraz bieżące wsparcie dla władz
Ten etap, to czas prowadzenia konsultacji i wspierania władz oraz pracowników uczelni w czasie wprowadzania w życie nowych przepisów i procedur uczelnianych. Nie zabraknie również ewaluacji przyjętych rozwiązań pod kątem realizacji przyjętych kierunków działań i ich udoskonalania.

  Obecnie jesteśmy na półmetku realizacji etapu III, natomiast w październiku rozpoczynamy z uczelniami wdrażanie etapu IV.



KORZYŚCI I WYZWANIA PROGRAMU UCZELNIA 2.0


  Chociaż realizacja programu Uczelnia 2.0 potrwa jeszcze kilka miesięcy, nasze uczelnie partnerskie już teraz odczuwają wiele korzystnych zmian, które pojawiły się w trakcie współpracy. Oto kilka z nich:

  • Sprawne wdrożenie nowej ustawy i jej aktów wykonawczych

Koordynowane przez opiekunów uczelni wsparcie zespołu konsultantów i ekspertów Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego, pozwoliło nam na sprawne i skuteczne przeprowadzenie procesu zmian przy pełnej zgodności z ustawą. Efektem tego było opracowanie nowego modelu organizacyjnego uczelni, a następnie przygotowanie projektu statutu i innych dokumentów prawno-ustrojowych.

  • Redukcja kosztów wdrożenia

Przez znaczące odciążenie kadr uczelnianych i kompleksowe podejście do wdrażania przepisów, możliwe było obniżenie kosztów wdrożenia zmian w uczelni. W niektórych przypadkach udało się zmniejszyć tę kwotę nawet o połowę. 

  • Skuteczne rozwiązania, wsparcie wiedzą i doświadczeniem

Uczelnie współpracujące z Instytutem Rozwoju Szkolnictwa Wyższego otrzymały wsparcie doradcze w zakresie opracowania skutecznych rozwiązań organizacyjnych i prawnych. Dostarczaliśmy również wszelkiej pomocy w rozwiązywaniu swoich bieżących problemów, wywołanych zmieniającą się sytuacją prawno-ekonomiczną, demograficzną i polityczną. Wspólnie z pracownikami uczelni tworzyliśmy narzędzia wspierające rozwój uczelni, które z powodzeniem będzie można stosować i doskonalić w kolejnych latach.

  • Bezpieczeństwo decyzji

Mając do dyspozycji możliwość bieżącego wsparcia i konsultacji ze strony naszych ekspertów, liderzy zarządzający uczelniami znacząco ograniczali ryzyko błędów przy podejmowaniu kluczowych decyzji i strategicznych działań. Czuwaliśmy także nad wewnętrzną spójnością i zgodnością z prawem wypracowanych rozwiązań i podejmowanych decyzji.

  • Wsparcie w procesie komunikowania zmian

Władze uczelni oraz zespoły uczelniane odpowiadające za wdrażanie nowej ustawy, mogły liczyć na wsparcie doradczo-szkoleniowe w procesie komunikowania i wyjaśniania zmian pracownikom na wszystkich etapach wdrożenia. Wielokrotnie pozwoliło to lepiej uświadomić pracownikom uczelni nadchodzące zmiany i ich przyczyny, a tym samym rozwiać narastające wątpliwości lub czasem nawet plotki.

  • Podniesienie kompetencji pracowników

Dzięki szkoleniom i warsztatom prowadzonym przez ekspertów, pracownicy uczelni z różnego szczebla otrzymali nie tylko wiedzę dotyczącą nowych przepisów ustawy i ich wpływu na funkcjonowanie uczelni, ale również wiedzę dotyczącą nowych procedur wypracowanych i wdrażanych w tej uczelni.

  • Spokojny sen

Zaangażowanie zespołu konsultantów i ekspertów Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego w proces koordynowania prac wdrożeniowych odciążyło pracowników odpowiedzialnych i spowodowało oszczędność ich czasu. Spotkaliśmy się też z opiniami, że dzięki nam mogli spać spokojniej – to dla nas szczególnie ważne.

  W większości uczelni niedawno udało się zakończyć kluczowy etap procesu wdrożeniowego, czyli uchwalenie nowego statutu. Był to etap, który zdecydowanie wymagał od nas bardzo zindywidualizowanego podejścia, gdyż każda z uczelni wymagała wsparcia w innych kwestiach i obszarach. Każda z nich posiadała też inną specyfikę, wynikającą z tradycji, zadań, renomy, czy też choćby lokalizacja. Specyfikę tę trzeba było uwzględnić nie tylko w samych projektach nowych przepisów wewnętrznych, ale także w sposobie ich wypracowania. Wdrożenia w uczelniach wymagały od nas nie tylko propozycji rozwiązań organizacyjnych i legislacyjnych, czy podpowiedzi w zakresie alternatywnych możliwości. Wielokrotnie analizowaliśmy wypracowaną już wcześniej wizję uczelni, gdzie odpowiednimi pytaniami docieraliśmy do sedna zagrożeń i szans wynikających z tej wizji. Takie podejście pozwalało odpowiednio dopasować taką wizję nie tylko do nowych przepisów, ale przede wszystkim do rzeczywistych potrzeb, możliwości i ambicji danej uczelni.
Pracę z uczelniami prowadziliśmy w oparciu o szereg dyskusji i spotkań z władzami rektorskimi lub uczelnianymi zespołami wdrożeniowymi. W sytuacjach konieczności skonsolidowania działań w krótkim czasie, pracowaliśmy także w ramach intensywnych weekendowych spotkań wyjazdowych z uczelnianym zespołem wdrożeniowym lub za pośrednictwem wideokonferencji. Dzięki sprawności naszych ekspertów udawało się na przykład przepracować kilkaset uwag i poprawek w ciągu kilku godzin, co znacząco przyspieszało prace nad statutem, regulaminami itp. W wielu przypadkach pomogliśmy uczelniom uniknąć wewnętrznych sprzeczności w statutach lub niezgodności z przepisami ustawy. Czuwaliśmy, aby wypracowane rozwiązania były ze sobą spójne i wzajemnie się nie wykluczały. Ocenialiśmy też, czy określone rozwiązanie wywoła zamierzony skutek zgodny z przyjętą wizją.
Nasza praca nie polegała jednak tylko na konsultacjach, szkoleniach, czy przygotowywaniu właściwych regulacji i dokumentów. W ramach pełnego wsparcia uczestniczyliśmy także w posiedzeniach uczelnianych komisji procedujących projekty regulacji. Braliśmy udział w posiedzeniach senatów, gdzie wyjaśnialiśmy zagadnienia organizacyjno-prawne związane z wprowadzaniem nowego statutu. Opracowywaliśmy dodatkowe materiały pomocnicze dla władz uczelni. Były to dla nas dodatkowe małe wyzwania, z którymi poradziliśmy sobie bezproblemowo, dzięki elastycznemu podejściu całego zespołu.

Program Uczelnia 2.0 w liczbach


Efektem rocznej współpracy z uczelniami były nie tylko statuty uczelni i uchwały wprowadzające, ale również liczne regulaminy i procedury, takie jak:

  • Regulamin organizacyjny,
  • Regulamin pracy,
  • Regulamin wynagradzania,
  • Regulamin studiów,
  • Regulamin szkoły doktorskiej,
  • Regulamin rekrutacji do szkoły doktorskiej,
  • Regulamin postępowań w sprawie nadania stopnia doktora,
  • Regulamin postępowań w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego,
  • Regulamin świadczeń dla studentów (i doktorantów studiów doktoranckich),
  • Procedura tworzenia kierunku studiów,
  • Procedury związane z realizacją kształcenia,
  • Procedura doskonalenia kierunków studiów,
  • Procedura zarządzania projektami naukowymi, w tym upowszechniania wyników otrzymanych badań,
  • Procedura wspierania w pozyskiwaniu projektów badawczych finansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym w odniesieniu do systemu wpierającego aplikowanie o granty,
  • Procedura gromadzenia i analizowania informacji dotyczących efektów prac naukowych pracowników,
  • Zasady i kryteria rekrutacji i ocena pracowników naukowych,
  • Systemy motywacyjne dla nauczycieli akademickich,
  • Procedura tworzenia i doskonalenie programu kształcenia,
  • Zasady organizacji oceny śródokresowej w szkole doktorskiej,
  • Procedura przebiegu postępowań doktorskich,
  • Procedura przebiegu postępowań habilitacyjnych.

  Niezależnie od prac stricte związanych z wdrażaniem nowych przepisów, udało nam się osiągnąć jeszcze jeden cel – pomogliśmy uczelniom dostrzec, które elementy ich codziennego funkcjonowania wymagają jeszcze poprawy i usprawnienia.


PROGRAM UCZELNIA 2.0 W LICZBACH

  Podsumowując mijający rok w liczbach możemy śmiało stwierdzić, że tylko w ramach samego projektu Uczelnia 2.0 zrealizowaliśmy ponad 150 spotkań konsultacyjnych w uczelniach. Przy uwzględnieniu szeregu konsultacji prowadzonych telefonicznie lub elektronicznie przekłada się na ponad 800 godzin bezpośredniego doradztwa. W tym czasie nasi eksperci przejechali ponad 80 000 km do naszych partnerskich uczelni, spisali ponad 1000 stron notatek oraz przeprowadzili łącznie ponad 600 godzin rozmów telefonicznych i wideokonferencji. Mimo to, nie zwalniamy tempa i wypatrujemy na horyzoncie kolejnych wyzwań! Obecnie regenerujemy siły i przygotowujemy się do ostatniego etapu naszego projektu – we wrześniu i październiku planujemy zrealizować łącznie 50 dni szkoleniowych dla kadry uczelnianej.
  Wyrażamy nadzieję, że to czego wspólnie z naszymi partnerskimi uczelniami udało się dokonać w mijającym roku będzie tylko początkiem jeszcze ciekawszych wyzwań i ambitnych projektów w nadchodzącym i kolejnych latach. Uchwalenie nowych przepisów nie oznacza przecież że cała praca jest skończona. Gdziekolwiek jednak nasze uczelnie będą chciały zmierzać, z pełnym zaangażowaniem będziemy przy nich służąc wsparciem i dobrą radą. Chcielibyśmy wyrazić swoją wdzięczność wszystkim, którzy dołożyli swoją cegiełkę do tak pracowitego roku całego Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego. Dziękujemy!

Zespół IRSW