8 najczęściej popełnianych błędów przy wydawaniu decyzji administracyjnych w szkolnictwie wyższym

Zapraszamy do lektury kompendium poświęconego najczęściej popełnianym błędom, towarzyszącym wydawaniu decyzji administracyjnych w sektorze szkolnictwa wyższego. Powstało ono w oparciu o wieloletnią praktykę ekspertów Instytutu Szkolnictwa Wyższego.

Na wstępie warto odnotować, iż stosowanie kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) w praktyce uczelnianej nie jest łatwym zadaniem. Jest to przecież akt prawny o rozbudowanej i skomplikowanej strukturze, podlegający ciągłym zmianom. Mamy jednak nadzieję, że świadomość możliwych do popełnienia błędów w Państwa pracy przyczyni się do poprawy jej jakości jak i podniesie jej komfort.

Jakich błędów przy wydawaniu decyzji administracyjnych w szkolnictwie wyższym należy unikać?

1.Brak reakcji i zasada „na pismo odpowiadaj pismem”

Niekiedy w trakcie pracy na uczelni zdarza się, że wpływają do nas pisma (podania, wnioski, żądania, uwagi), które mają niezrozumiałą treść, albo też nie bardzo wiadomo gdzie je przyporządkować. Zdarza się wtedy, że trafiają do specjalnego archiwum określanego jako sprawy „różne” i nie doczekują się reakcji. Wynikają z tego pewne problemy. Autor pisma może bowiem wykazać niezadowolenie z faktu, że jego sprawa nie została rozpoznana. Wtedy będą ciążyły na nas sankcje – tak kodeksowe jak i dyscyplinarne. Dlatego też bardzo ważne jest aby każde pismo, zgodnie ze starą zasadą praktyki administracyjnej, doczekało się reakcji organu uczelnianego. Jeżeli treść żądania jest niezrozumiała – wezwij autora do jej sprecyzowania; jeżeli sprawa powinna być załatwiona przez kogoś innego – przekaż ją informując o tym autora. Aktywność w działaniu chroni nas jako pracowników uczelni przed negatywnymi konsekwencjami.

2. Naruszenie terminów procesowych

Każda sprawa uczelniana – jako sprawa z zakresu administracji – powinna zostać załatwiona niezwłocznie, co z reguły odczytuje się jako „od razu”, „od ręki” czy „w ciągu najbliższych dni”. Zasadniczy termin załatwienia sprawy wynosi miesiąc, zaś sprawy szczególnie skomplikowanej, dwa miesiące. Początek terminu ustala się z dniem, w którym doręczono do nas żądanie. Będzie to zatem data wpływu (doręczenia) żądania a nie np. nadania go na poczcie. Zachowanie terminów jest bardzo ważne, z przyczyn o których wspominaliśmy wcześniej. Niedochowanie terminu to z jednej strony narażenie się na sankcje, z drugiej zaś rosnący zakres spraw odłożonych do wykonania „na później”. Nie mamy też dowolności w ustalaniu sobie terminów załatwiania spraw. W języku prawniczym mówi się o powyższych terminach, że są „zawite” lub „prekluzyjne”, co oznacza, że musimy się ściśle ich trzymać i nie możemy samodzielnie ich modyfikować. W przeciwnym wypadku narażamy się bowiem na środek zaskarżenia w postaci „ponaglenia” co ostatecznie może się nawet skończyć grzywną (np. w wysokości kilku tysięcy zł), którą wymierzy organowi sąd administracyjny. Warto przy tym podkreślić, że sądy w ostatnim czasie bardzo skrupulatnie podchodzą do terminowości wykonywania zadań przez administrację i rygorystycznie traktują przypadki naruszania terminów procesowych.

3. Przedłużenie terminu załatwienia sprawy na zasadzie warunku

Dlatego też tak ważne jest, aby w przypadku gdy wiemy, że nie uda się załatwić sprawy w „zawitym” terminie, przedłużyć termin jej załatwienia. Polega to na przygotowaniu pisma, gdzie wskażemy nowy termin załatwienia sprawy w przyszłości oraz podamy przyczyny opóźnienia. Uchroni nas to przed negatywnymi konsekwencjami procesowymi. Ważne jest tutaj podkreślenia słowa „termin”, przez co rozumiemy zdarzenie przyszłe i pewne, oznaczone konkretnym dniem w przyszłości. Jest to przeciwieństwo pojęcia „warunek” przez co rozumiemy zdarzenie przyszłe i niepewne; nie wiemy bowiem czy i kiedy w przyszłości się wydarzy. W praktyce uczelnianej niestety dosyć często sięga się do tego drugiego rozwiązania. Pracownicy uczelni potrafią pisać w pismach przedłużających termin załatwienia sprawy, że nastąpi to „w terminie dwóch tygodni od dnia kiedy zostaną zwrócone akta” lub też „od dnia kiedy ziści się konkretne wydarzenie”. Jest to praktyka wadliwa. Zawsze musimy wskazać konkretną datę dzienną, do której sprawa administracyjna zostanie załatwiona. Należy przy tym pamiętać, że w uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość kolejnego przedłużenia terminu załatwienia sprawy.

4. Brak dostatecznego uzasadnienia faktycznego

Jest to bodajże najczęstszy problem praktyki uczelnianej. Niestety ale bardzo często podczas wydawania decyzji, zapominamy o tym kluczowym jej elemencie. Wydaje się, że taka praktyka bierze się z tego, że niekiedy zapominamy o adresacie decyzji – my jako jej autorzy przecież znamy stan sprawy, jej okoliczności i oczywistym jest przecież, że rozstrzygnięcie powinno być takie jak w sentencji decyzji. Tak się jednak nie dzieje w przypadku jej adresata. Nie ma on naszej wiedzy i z pewnością chciałby poznać motywy naszego działania, tj. dlaczego w istotnej dla niego sprawie rozstrzygnęliśmy tak a nie inaczej. Proszę spróbować się postawić w odwrotnej sytuacji. Intuicyjnie czujemy, że ważne jest aby wiedzieć dlaczego tak a nie inaczej postanowiono w naszej sprawie. Według k.p.a. uzasadnienie faktyczne powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. W praktyce decyzji, zwłaszcza tych wydawanych na nieskomplikowanym stanie faktyczny, wystarczy kilka zdań. Wystarczy zwięźle opisać z jakim wnioskiem mamy do czynienia, co z niego wynika, jak go zinterpretowaliśmy i w końcu jaką decyzję wydaliśmy. Warto podkreślać, że działano bezstronnie, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Zawsze można wesprzeć się fragmentem wyroku sądu lub komentarzem, co dodaje powagi decyzji jak i wzmacnia jej przekaz. Ważne jest aby logicznie wskazać dlaczego orzekliśmy tak a nie inaczej. Buduje to u odbiorcy przekonanie, że organ na poważnie zajął się jego sprawą i rzeczywiście „przyjrzał się jej” w należyty sposób.

5. Brak dostatecznego uzasadnienia prawnego

Uwagi w zakresie błędów polegających na nienależytym uzasadnieniu prawnym są analogiczne jak przy uzasadnieniu faktycznym. Jak stanowi k.p.a., uzasadnienie prawne zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Nic dodać, nic ująć. Pamiętajmy zatem aby w decyzjach, jak i wszelkich innych aktach administracyjnych towarzyszących praktyce uczelnianej, wskazywać w pierwszej kolejności podstawę prawną (stosowne, konkretne artykuły czy inne jednostki redakcyjne ustaw, rozporządzeń), następnie przytaczać ich treść, aby w końcu, jeżeli jest taka potrzeba, wyjaśnić stronie ich znaczenie.

6. Prawidłowe oznaczenie organów

Niestety, ale pojawiają się bardzo elementarne błędy w tym zakresie. Wynikają one z błędnej praktyki mieszania pojęć. Dla wielu „organ”, „urząd”, „biuro”, „uczelnia” czy „osoba” to jedno i to samo. Tak jednak nie jest. Działając w obrocie uczelnianym jesteśmy zobligowani do rygorystycznego przestrzegania swojej właściwości i respektowania przepisów organizacyjnych; tak w aspekcie uczelnianym, wewnętrznym, jak i szerszym, mającym umocowanie w ustawach i rozporządzeniach. Stąd też ważne jest rygorystyczne respektowanie postanowień w tym zakresie. I tak np. „rektor” będzie organem, natomiast „rektorat” czy „uczelnia” już nie. Organem będzie konkretna „komisja” ale już członek komisji nie. Łatwo jest to zrozumieć na przykładzie samorządu terytorialnego. Często – błędnie – mówi się, że „urząd wydał jakąś decyzję”. Tymczasem taką decyzję z reguły wydaje organ, czyli wójt, burmistrz, prezydent. Urząd jest natomiast aparatem pomocniczym – nie jest organem i jako taki nie wydaje decyzji, chociaż rzecz jasna, fizycznie pomaga przy jej wytworzeniu.

7. Brak upoważnień do wydawania decyzji

Powyższy błąd jest często konsekwencją błędu wcześniejszego. Jeżeli nie do końca rozumiemy jaka jest struktura naszej uczelni i kto jest organem, kto zaś aparatem administracyjnym, prowadzić to może do sytuacji, w których brak jest dokumentów upoważnień do wydawania decyzji. A to ważna sprawa! Pamiętajmy zatem – aby wydawać decyzje w imieniu organu administracyjnego (np. rektora) należy w tym celu najpierw uzyskać pisemne upoważnienie tego organu. W przeciwnym wypadku możemy narazić się na zarzuty wydawania decyzji bez elementarnych uprawnień, a to w konsekwencji może prowadzić do stwierdzenia ich nieważności.

8. Obawy przed obroną swojego stanowiska

I wreszcie końcowy, często popełniany błąd – niepewność poprawności własnej decyzji, a co za tym idzie, obawy przed dalszą obroną swojego stanowiska. Często spotykamy się z wątpliwościami pracowników, którzy z przerażeniem mówią o odwołaniach, zażaleniach czy skargach do sądów administracyjnych. Pytają wtedy „co będzie z moją sprawą?”. Odpowiedź jest prosta – zostanie ona poddana kontroli, najpierw instancyjnej (przez organ wyższego stopnia, w strukturach uczelni, względnie inny organ administracji), a następnie, w przypadku złożenia skargi, przez właściwy sąd administracyjny. Jest to naturalna kolej rzeczy, że część osób niezadowolonych z rozstrzygnięcia w ich sprawie, korzysta z obywatelskiego prawa do rozpoznania swojej sprawy po raz kolejny. Nie ma w tym nic złego i im szybciej jako pracownicy uczelni zaakceptujemy tę prawdę, tym szybciej będziemy bardziej profesjonalnie i komfortowo wykonywać swoją pracę. Należy pamiętać, że jeżeli sprawa została poprowadzona w sposób zgodny z przepisami prawa, zaś np. wydana decyzja zawiera wszystkie niezbędne elementy, to nie ma powodów do obaw. Z dużą dozą prawdopodobieństwa, organ odwoławczy bądź sąd, potwierdzi nasze racje! W przeciwnym przypadku będziemy dysponowali wskazówkami na przyszłość – na co zwrócić uwagę aby nasze decyzje były jeszcze lepsze!

Autor: dr Artur Kokoszkiewicz – ekspert ds. prawnych