Publikując poniższy tekst, chcemy pomóc Państwu spojrzeć szerszej na możliwość prowadzenia rekrutacji na rok akademicki 2020/2021. Znajdziecie w nim Państwo odpowiedzi na pytania o to, czy można zmienić uchwałę rekrutacyjną, jak doręczać dokumenty drogą elektroniczną i je podpisywać, jak poświadczać kopie elektroniczne i jak zastosować tę wiedzę w odniesieniu do dokumentów wymaganych od kandydatów na studia.

Możliwość zmiany uchwały rekrutacyjnej

Wiemy już, że można zmienić uchwałę rekrutacyjną na rok akademicki 2020/2021. Ustawą z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. 2020 poz. 875) zmieniono art. 47. w ustawie z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 695). Dodano ust. 5a i 5b zgodnie, z którymi w roku akademickim 2019/2020:

  1. uczelnia może dokonać zmian w uchwale rekrutacyjnej ustalającej warunki, tryb, termin rozpoczęcia i zakończenia rekrutacji oraz sposób przeprowadzenia tej rekrutacji na studia rozpoczynające się w roku akademickim 2020/2021;
  2. uczelnia publiczna może dokonać zmiany zasad przyjmowania na studia rozpoczynające się w roku akademickim 2020/2021 laureatów oraz finalistów olimpiad stopnia centralnego, a także laureatów konkursów międzynarodowych oraz ogólnopolskich.

Szczegółowe informacje na temat zakresu możliwych zmian znajdziecie Państwo w instrukcji przygotowanej przez Ministerstwo Nauki  Szkolnictw Wyższego: „Rekrutacja na studia 2020/2021 – rekomendacje dla uczelni z dnia 28 kwietnia” .Obejmuje ona takie zagadnienia, jak: weryfikacja warunków rekrutacji, weryfikacja terminów rekrutacji, dodatkowe egzaminy wstępne na studia, procedury rekrutacyjne, dostępność procedur i transparentność wyników rekrutacji, rozpoczęcie zajęć w roku akademickim 2020/2021

Ministerstwo zaleca, aby „podczas składania przez kandydatów ankiet, kopii dokumentów, czy zdjęć, do minimum (…) (ograniczyć – dop. G.L.) bezpośredni kontakt kandydatów z pracownikami uczelni. Zalecane jest przeprowadzenie procedur administracyjnych on-line.”

Pojawia się pytanie: jak to zrobić?

Doręczanie drogą elektroniczną i podpis elektroniczny

W art. 391 Kodeksu postępowania administracyjnego przewidziano możliwość doręczania przez organ i stronę pism drogą elektroniczną. Organ, w tym rektor lub występujący w jego imieniu, może tego dokonać, jeśli strona, w tym przypadku kandydat, złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu. Obowiązuje zasada, że na wniosek odpowiada się w takiej samej formie, w jakiej został złożony. Należy jednak pamiętać, że kandydat może zrezygnować z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a wówczas uczelnia doręczy pismo w formie tradycyjnej, i przeciwnie – złożyć wniosek w formie papierowej, ale wskazać adres elektroniczny i poprosić o doręczanie na ten adres. Może również wyrazić zgodę na doręczanie drogą elektroniczną, jeśli to uczelnia zwróci się o to do kandydata.

Niezależnie od wykorzystywanych w uczelniach systemów teleinformatycznych, każda z nich musi umożliwiać załatwianie spraw drogą elektroniczną z użyciem platformy ePUAP. Wynika to ze zmiany w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2020, poz. 346), której dokonano w art. 91 ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Profil Zaufany założony na platformie ePuaP umożliwia składanie zaufanego podpisu elektronicznego. Innym rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie wymaga utworzenia Profilu Zaufanego, ale jest płatny. Warto mieć na uwadze, że w praktyce umożliwia podpisywanie szerszego wachlarza dokumentów niż podpis zaufany i, o ile nie jest niezbędny studentowi, po stronie uczelni jest wymaganym elektronicznym sposobem podpisywania dokumentów.

Oba rodzaje podpisu są możliwe do uzyskania przez cudzoziemca, ale wiążą się z tym pewne wymagania, które w zaistniałej sytuacji wykluczają sens ich uzyskiwania.

Aby korzystać z Profilu Zaufanego należy posiadać numer PESEL. Cudzoziemiec uzyskuje go automatycznie, gdy zamelduje się na terytorium Polski na pobyt powyżej 30 dni, a jeśli nie może tego zrobić, musi złożyć wniosek w urzędzie gminy. Zatem cudzoziemiec musi najpierw zamieszkać na terenie Polski.

Do uzyskania podpisu kwalifikowanego nie jest konieczne posiadanie numeru PESEL, jednak w tym przypadku cudzoziemiec musi posiadać dokument tożsamości lub paszport wydany przez administrację państwa pochodzenia i również przebywać na terenie Polski.

Zatem w przypadku cudzoziemców niezbędne okazuje się korespondowanie z uczelnią drogą tradycyjną.

Poświadczenie kopii dokumentu

Orzecznictwo potwierdza zasadę, że konieczne jest poświadczenie kopii, ale i zachowanie odpowiedniej formy tego poświadczenia („niepoświadczona kserokopia nie jest dokumentem”; wyrok SN z dnia 14 lutego 2007 r., II CSK 401/06, uchwała Sądu Najwyższego z dnia 29 marca 1994 r., III CZP 37/97).

Kolejny istotny przepis Kodeksu postępowania administracyjnego to art. 76a, który dotyczy odpisów i wyciągów z dokumentów. Zamiast oryginału dokumentu kandydat może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenie jego zgodności z oryginałem, dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem ma charakter dokumentu urzędowego. Uczelnia może nie prosić o oryginał, ale jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, może zażądać od kandydata składającego odpis dokumentu przedłożenia oryginału tego dokumentu.

Na żądanie kandydata poświadczenia zgodności odpisu dokumentu z oryginałem może dokonać także upoważniony pracownik uczelni działający w imieniu rektora, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.

Skan potwierdzony za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest uznawany za kopię elektroniczną.

Składanie dokumentów w wersji elektronicznej

Orzecznictwo dotyczące innych działów prawa wskazuje, że za wnioskiem elektroniczny bywa uznawany tylko jest, który został od początku sporządzony we właściwym formularzu cyfrowym, a nie zeskanowany z podpisem z wersji papierowej i opatrzony podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej do reprezentowania (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4 stycznia 2019 r., KIO 2611/180). W przypadku rekrutacji na studia brakuje przesłanek, aby stosować tak restrykcyjne zasady, jednak warto, aby uczelnia przygotowała elektroniczną, edytowalna wersję dokumentów, którą będzie mógł wypełnić lub podpisać kandydat.

Jakie są jednak możliwości złożenia przez kandydata poszczególnych dokumentów?

  1. poświadczona przez uczelnię kopia dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia (świadectwo/ dyplom);
  2. Jest to dokument, który sprawa największe trudności, ponieważ jako jedyny jest dokumentem publicznym. Kopia może zostać złożona w trybie art. 76a. W przypadku poświadczenia przez osobę uprawnioną (notariusza etc.; poświadczenia nie może dokonać kandydat!), uczelnia nie musi wymagać wglądu do oryginału dokumentu. Trudno jednak zaprzeczyć, że w przypadku, gdy kandydat mieszka w miejscowości, w której znajduje się uczelnia, skorzystanie z usługi np. notariusza mógłby zastąpić wizytą w uczelni. Występuje zatem konieczność przedstawienia oryginału dokumentu, czyli np. przesłania drogą tradycyjną (np. kurierem). Istnieje możliwość wydania decyzji warunkowej, ale ta pozwala jedynie na odsunięcie tej czynności w czasie. Oryginał, który wszedł w posiadanie uczelni, powinien zostać odesłany albo czekać na odbiór w teczce osobowej właściciela (w zależności od rozwiązania wybranego przez kandydata).

  3. ankieta osobową zawierająca zdjęcie kandydata oraz podpisany przez studenta akt ślubowania;
  4. W przypadku osób posiadających PESEL najpewniejszą drogą składania jest ePUAP. Biorąc pod uwagę art. 60 Kodeksu Cywilnego, który stanowi, że „z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli)”, może to być także inna, przewidziana procedurą rekrutacji droga (np. e-mailowa), jeśli dokument został opatrzony podpisem elektronicznym (o tym, jak złożyć podpis zaufany możecie się Państwo dowiedzieć ze szczegółowej instrukcji autorstwa Piotra Pokornego: Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym na przykładzie uchwały komisji habilitacyjnej).

    Po zmianie dokonanej rozporządzeniem z dnia 12 maja 2020 r. w § 15 rozporządzenia w sprawie studiów, w przypadku, gdy akt ślubowania jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpis studenta może być również zastąpiony potwierdzeniem złożenia ślubowania dokonanym po uwierzytelnieniu tego studenta w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.

  5. umowa o świadczenie usług edukacyjnych;
  6. Umowa edukacyjna nie jest wymagana przepisami prawa, dzięki czemu nie stosuje się do niej szczególnych wymagań. Aby była ważna, musi wystąpić jednoznaczne wyrażenie woli jej zawarcia. Podpis (w tym elektroniczny) na umowie informuje jednoznacznie, że przyjęto warunki, ale może to być nawet stwierdzenie: „zgoda”. Odpowiedź na e-maila z umową (z jej treścią w mailu lub w załączniku) „Zapoznałem się z umową i akceptuję jej warunki”, również oznacza zawarcie umowy; podobnie – wysłanie podpisanego skan (zakłada się, że z adresu poczty elektronicznej korzysta jego właściciel). Nie są to jednak oświadczenia jednoznaczne, ponieważ sąd musiałby stwierdzić, czy ktoś nieuprawniony nie działał w imieniu właściciela adresu lub korzystać z innych dowodów (np. wniesienie opłaty rekrutacyjnej z konta kandydata może świadczyć, że to on zawarł umowę).

    Zatem, aby dopuścić podpisanie umowy przez platformę, z której korzysta uczelnia, konieczne jest zapewnienie jednoznaczności wyrażenia woli zawarcia umowy. Jest to jednak kwestia techniczna, a nie prawna (np. trzeba mieć pewność, komu zostały przydzielone login i hasło).

  7. dowód wniesienia opłaty wpisowej;
  8. Może to być skan lub potwierdzenie elektroniczne z banku, złożone w sposób, który pozwala na stwierdzenie, czego dotyczy, i że ktoś świadczy za autentyczność (vide: adres poczty elektronicznej i podpis elektroniczny).

Teczka tradycyjna a e-teczka

Co prawda, do niedawna Ministerstwo stało na stanowisku, że teczka musi być prowadzona w jednolitej formie tzn. albo wyłącznie tradycyjnie albo wyłącznie elektronicznie, jednak kryzysowa sytuacja sprawiła, że rozporządzeniem z dnia 12 maja 2020 r. Minister zmienił § 15 rozporządzenia w sprawie studiów. Obecnie, w przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci papierowej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci elektronicznej, sporządza się wydruk tego dokumentu, który opatruje się datą jego sporządzenia oraz podpisem pracownika uczelni, chyba że dokument został sporządzony w systemie teleinformatycznym, który zapewnia uwierzytelnienie pracownika uczelni, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej, albo sporządzenie uwierzytelnionego wydruku.

 

Autor: Grzegorz Laskowski, Ekspert IRSW ds. prawnych oraz formalnych aspektów kształcenia

Artykuł powstał w ramach akcji #PomagamyUczelniom, o której mogą Państwo przeczytać  w osobnym artykule na naszym blogu eksperckim. Zachęcamy do lektury!