Optymalizacja procesu onboardingu ​ studentek i studentów​ w szkole wyższej

Coraz więcej uczelni w Polsce i na świecie zmaga się z poważnym problemem: bardzo wczesnym dropoutem, czyli porzucaniem studiów przez kandydatów tuż po rekrutacji – zanim jeszcze rozpoczną oni zajęcia. To zjawisko, często niewidoczne w statystykach semestralnych, generuje realne straty: odpływ studentów, zmarnowane nakłady na rekrutację i logistyka, która nigdy nie zostaje wykorzystana.

Jedną z kluczowych przyczyn takiego stanu rzeczy jest brak skutecznego, przemyślanego i zintegrowanego procesu onboardingu – czyli świadomego wprowadzenia nowych studentów w życie uczelni. Niespójny onboarding skutkuje chaosem informacyjnym, brakiem orientacji w zasadach funkcjonowania uczelni, trudnościami w kontaktach z administracją i – co najważniejsze – brakiem poczucia przynależności do wspólnoty akademickiej.

W jaki sposób pracujemy?

  1. Etap analizy stanu aktualnego działań onboardingowych uczelni (AS-IS)​
  • Analizujemy aktualne działania i praktyki uczelni od momentu podjęcia przez uczelnię decyzji o przyjęciu kandydata na studia aż do zakończenia pierwszego miesiąca nauki.
  •  Mapowanie to obejmuje następujące metody i działania:
    – przeprowadzenie wywiadów z osobami zarządzającymi oraz zaangażowanymi w realizację danych procesów (ew. obserwacje bezpośrednio na stanowiskach pracy związanych z ich przebiegiem),  
    – analizę dokumentów (zakresy obowiązków i uprawień, regulaminy organizacyjne i inne uzgodnione dokumenty uczelni).
  • Opracowujemy model AS-IS onboardingu składający się z map przebiegu procesu i odpowiednich opisów oraz konsultujemy ten model
    z kadrą zarządzającą uczelni w formie spotkania warsztatowego lub konsultacji indywidualnych.
  • Wskazujemy zbędne lub nieefektywne elementy oraz identyfikujemy bariery
    w mapowanych procesach.

2. Optymalizacja procesu onboardingu (TO-BE)

  • Przeprowadzamy optymalizację procesu onboardingu osób studiujących,
    z wykorzystaniem nowoczesnych metod i narzędzi doskonalenia.
  • Projektujemy nowy, oparty na najlepszych praktykach proces onboardingu, w sytuacji stwierdzenia zasadniczych deficytów aktualnego sposobu zorganizowania pracy lub nieskuteczności obecnych działań.
  • Zapewniamy standaryzację tego procesu, który w praktyce realizowany jest na wiele sposobów (np. w różnych dziekanatach).
  • Wyposażamy mapy procesów w wersji docelowej w konkretne zapisy, odnoszące się do ich cyfryzacji lub automatyzacji.
  • Weryfikujemy optymalizowany proces pod kątem luk pomiędzy stanem prawnym uczelni a realizacją procesu, w celu eliminacji ewentualnych, istotnych zagrożeń prawnych.

3. Wdrożenie operacyjne onboardingu (SOP)

  • Opracowujemy instrukcje i pełną dokumentację dla zoptymalizowanego procesu onboardingu – na poziomie standardowej procedury operacyjnej (Standard Operational Procedure) wraz z programem wdrożenia danej zmiany.
  • Wprowadzamy w praktyce usprawnienia działań w procesie, w tym dostosowania operacji wykonywanych w narzędziach IT.
  • Przygotowujemy osoby zatrudnione, związane z realizacją onboardingu na uczelni do samodzielnego wdrażania dalszych usprawnień i zmian w tym procesie, w przyszłości – poprzez szkolenie lub wsparcie doradcze.

Jakich efektów współpracy można się spodziewać? 

  • Przeprowadzone jest mapowanie i modelowanie AS-IS, które obejmuje:
    – identyfikację – mapę przebiegu procesu, charakterystykę poszczególnych etapów, zadań i decyzji, wraz ze wskazaniem powiązań z innymi procesami (zarządczymi, głównymi lub wspierającymi) na uczelni (notacja BPMN 2),
    – identyfikację jednostek organizacyjnych, ról lub stanowisk pracy odpowiedzialnych za realizację zadań oraz podejmowanie decyzji w procesie,
    – ocenę efektywności, poprzez identyfikację problemów, wąskich gardeł, czynności zbędnych, rozbieżności w procesie, w tym dysfunkcji mających znaczenie dla realizacji strategii uczelni.
  • Zdefiniowane są kluczowe elementy onboardingu wymagające usprawnień, z uwzględnieniem przeglądu rozwiązań informatycznych obecnie stosowanych w tym procesie na uczelni.
  • Sformułowane są rekomendacje w zakresie usprawnienia i dalszego doskonalenia działań onboardingowych.
  • Opracowana jest mapa zoptymalizowanego procesu (mapa TO-BE procesu), zawierająca docelowy, optymalny sposób realizacji onboardingu.
  • Mapa TO-BE procesu uwzględnia narzędzia i systemy IT rekomendowane dla realizacji poszczególnych zadań.
  • Proces onboardingu jest zweryfikowany pod kątem eliminacji ewentualnych, istotnych zagrożeń prawnych.
  • Mapa TO-BE onboardingu wskazuje także wynikające z niej zakresy odpowiedzialności osób realizujących działania
    w procesie. Mapę uzupełnia też lista rekomendacji wdrożeniowych.
  • Opracowana jest dokumentacja dla zoptymalizowanego procesu onboardingu studentek i studentów – na poziomie standardowych procedur operacyjnych (SOP), w tym zebrane są instrukcje i dokumenty niezbędne do sprawnej realizacji oraz efektywnego zarządzania tym procesem.
  • Zapewniona jest jednolitość, powtarzalność i jakość realizacji zadań
    – precyzyjnie określone są kroki postępowania oraz standardy pracy – znikają dotychczasowe bariery komunikacyjne w procesie, zwłaszcza pomiędzy jednostkami.
  • Implementacja usprawnień w procesie, wspierana rekomendacjami wdrażania danej zmiany (dot. przepływu pracy i organizacji środowiska pracy) przebiega w sposób skuteczny  i uporządkowany.
  • Kadra zarządzającą rozwija kompetencje samodzielnego wdrażania usprawnień w procesach i wprowadzania inicjatyw, z wykorzystaniem metod doskonalenia procesów.
Umów się na bezpłatną konsultację
Powrót do: Zarządzanie procesem kształcenia

baza wiedzy

Polecane materiały z tego obszaru

Przejdź do Bazy Wiedzy

Każda współpraca
zaczyna się od kontaktu

Porozmawiajmy o szczegółach i razem dobierzmy najlepsze dla Państwa rozwiązania. Prosimy o podanie swoich danych kontaktowych. Skontaktujemy się najszybciej jak to możliwe.

Aby wypełnić ten formularz, włącz obsługę JavaScript w przeglądarce.
Zgody