Zasada równości i transparentności wynagrodzeń w szkołach wyższych zacznie obowiązywać za siedem miesięcy. Co to oznacza dla uczelni?

Takie żądania, wkrótce będą w pełni zasadne prawnie w polskich uczelniach, w związku z obowiązywaniem od 7 czerwca 2026 Dyrektywy UE 2023/970, która wymaga od pracodawców zapewnienia równych szans i transparentności wynagradzania. Uczelnia będzie zatem zobowiązana do precyzyjnego uzasadnienia różnic w poziomach wynagrodzeń każdego stanowiska, zarówno w obszarze administracyjnym, jak i akademickim.

W praktyce, aby udzielić takich wyjaśnień, instytucja musi posiadać system wynagrodzeń oparty na jasnych, przejrzystych kryteriach. Zasady kwalifikacji stanowisk do określonych poziomów taryfikatora płac, zasady awansu, czy też zestawy wymagań dla danego stanowiska muszą być zrozumiałe i zobiektywizowane. Dla uczelni, jako pracodawcy oznacza to konieczność przeprowadzenia procesu wartościowania stanowisk pracy.

Jak zatem wdrożyć Dyrektywę UE 2023/970 w uczelni?

Świadome i proaktywnie działające polskie uczelnie już od wielu miesięcy prowadzą takie prace, co zespół IRSW może potwierdzić na podstawie licznych, bezpośrednich doświadczeń współpracy.

Projekt wartościowania stanowisk pracy zazwyczaj obejmuje:

 – analizę specyfiki danej uczelni,
– budowę bazy opisów stanowisk (w zakresie niezbędnym dla wartościowania),
– facylitowany zewnętrznie proces wartościowania stanowisk zakończony opracowaniem taryfikatora, z przypisaniem stanowisk do kategorii taryfikacyjnych,
– symulacje finansowe kosztów wdrożenia wyników wartościowania wraz z określeniem stawek wynagrodzeń zasadniczych,
– opracowanie ścieżek karier dla wszystkich stanowisk oraz zasad awansu płacowego,
– krótko i długoterminowe wsparcie wdrożenia.

Niestety wiele uczelni posługuje się w swych kalkulacjach przesłankami, które nie odpowiadają rzeczywistości! Oto niektóre z powielanych przekonań:

Dopóki nie ma krajowych przepisów – dyrektywa nie obowiązuje!

Przeciwnie – opinie prawne Instytutu potwierdzają, że zapisy omawianej Dyrektywy UE będą stosowane bezpośrednio i zaczną obowiązywać już od 7 czerwca 2026 roku niezależnie od tego, czy odpowiednie władze w Polsce zdążą na czas z przepisami i wytycznymi wykonawczymi, czy też nie.

Nie wiadomo jeszcze,  jakie metody wartościowania będą poprawne!

Przeciwnie – Dyrektywa UE wskazuje ogólnie na wymóg zgodności przyjętych rozwiązań z tzw. schematem genewskim. Oznacza to poprawność stosowania metodyk analityczno-punktowych, opartych na kryteriach, zgrupowanych w odpowiednio ważone kategorie (kryteria syntetyczne). Na podstawie nieoficjalnych informacji uzyskanych przez ekspertów Instytutu wiadomo także, że wzorce metodyczne opracowane ostatnio przez European Institute for Gender Equality obejmują kilkanaście kryteriów analitycznych oraz takie kryteria syntetyczne, jak: Umiejętności, Odpowiedzialność, Wysiłek oraz Warunki Pracy. Jesteśmy więc w stanie z pełną odpowiedzialnością zastosować metodyki zgodne z Dyrektywą.

Zrobiliśmy w uczelni kiedyś opisy stanowisk, to teraz tylko sobie uzupełnimy ich wagi!

Wiele instytucji dysponuje opisami stanowisk poprawnymi z punktu widzenia zatrudnienia i wdrożenia osoby do pracy na danym stanowisku. Najczęściej zakres informacji w tych opisach wymaga istotnego uzupełnienia, ponieważ nie jest wystarczający do przeprowadzenia wartościowania w sposób obiektywny i satysfakcjonujący dla wszystkich grup interesariuszy. Najczęściej również opisy stanowisk nie mają charakteru bazy danych, lecz odrębnych, jednostkowych plików, co uniemożliwia zarządzanie nimi w skali całej uczelni.

Zrobimy to wewnętrznie w uczelni – przecież mamy dział kadr!

Proces wartościowania domaga się stworzenia warunków obiektywności w stopniu znacząco większym niż jakiekolwiek inne procesy w ramach polityki personalnej. Nie chodzi tylko o posiadany know-how, chociaż doświadczenie konsultantów w specyfice szkolnictwa wyższego ma niebagatelne znaczenie. Kluczowe jest jednak skuteczne równoważenie różnych perspektyw oceny i odmiennych interesów uczestników wewnętrznego dialogu, w ramach zespołu wartościującego w uczelni. Dlatego wsparcie ekspertów zewnętrznych, posługujących się transparentnymi regułami i wnoszących walor bezstronności zapewnia wynikom wartościowania wiarygodność i powszechną akceptację.

Poniżej przypominamy w skrócie podstawowe informacje dotyczące obowiązku dostosowania się do Dyrektywy UE 2023/970 z 10 maja 2023 roku, która zobowiązuje pracodawców do zapewnienia równych szans i transparentności wynagradzania:

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 wymaga od pracodawców, w tym uczelni, wdrożenia zasad równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Wprowadza ona mechanizmy przejrzystości wynagrodzeń oraz systemy egzekwowania tych zasad, co stanowi wyzwanie dla sektora szkolnictwa wyższego.

2. Główne powody wdrożenia Dyrektywy UE:  

– Eliminacja luki płacowej między kobietami a mężczyznami, która jest wynikiem dyskryminacji płacowej;     
– Przeciwdziałanie dyskryminacji – zniesienie dyskryminacji ze względu na płeć w systemach wynagradzania i klasyfikowaniu stanowisk;
– Przejrzystość i jawność wynagrodzeń – obowiązek jawności wynagrodzeń, co ułatwia pracownikom sprawdzenie, czy ich wynagrodzenie jest sprawiedliwe w porównaniu do innych na podobnych stanowiskach;
– Wprowadzenie neutralnych systemów oceniania – wymaga tworzenia systemów wynagradzania i oceny, które nie zawierają dyskryminacji płciowej i opierają się na obiektywnych kryteriach;
– Przejrzystość procesu rekrutacji – wprowadzenie jasnej komunikacji  dotyczącej oferowanych wynagrodzeń ułatwiających dopasowanie ofert pracy do oczekiwań kandydatów;
– Budowanie zaufania i motywacji –  powoduje zwiększenie zaufanie do pracodawców oraz motywuje pracowników dzięki jasnym kryteriom wynagradzania.

3. Zasada równości wynagrodzeń w prawie unijnym

Zasada równości wynagrodzeń ma swoje korzenie w Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (art. 157 TFUE), który zobowiązuje państwa członkowskie do zapewnienia równego wynagrodzenia dla pracowników obu płci za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Dyrektywa 2023/970 rozwija te założenia, kładąc nacisk na przejrzystość wynagrodzeń oraz skuteczne egzekwowanie prawa do równości płac.

4. Obowiązki uczelni wynikające z przepisów unijnych

Dyrektywa nakłada na szkoły wyższe szereg obowiązków związanych z transparentnością systemów wynagrodzeń oraz wprowadza mechanizmy egzekwowania równości płac.

Oznacza to konieczność:

• zapewnienia sprawiedliwego wynagradzania za pracę o tej samej wartości,
• przejrzystego definiowania wymagań na stanowiskach pracy,
• zobiektywizowania kryteriów wynagrodzeń i zapewnienia pracownikom dostępu do nich,
• wprowadzenia transparentnych zasad kształtowania siatki płac,
• wdrożenia systemów monitorowania i raportowania zgodności wynagrodzeń z wymogami równości płac,
• udostępnienia kandydatom informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale, opartej na obiektywnych kryteriach, jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną.

Realizacja tych zobowiązań przez uczelnie ma nastąpić do 7 czerwca 2026 roku.

5. Transparentność wynagrodzeń w uczelniach

Dyrektywa wymaga od pracodawców, w tym szkół wyższych, wprowadzenia przejrzystych zasad wynagradzania, które obejmują:

• publiczne udostępnianie informacji na temat kryteriów wynagrodzeń oraz poziomów płac,
• przejrzyste definiowanie wymagań na stanowiskach pracy w celu wyeliminowania subiektywnych kryteriów przy ustalaniu wynagrodzeń,
• monitorowanie i raportowanie zgodności wynagrodzeń z wymogami równości płac.

6. Prawo do informacji przed zatrudnieniem

Dyrektywa zobowiązuje pracodawców do informowania kandydatów o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną. Informacje te powinny być oparte na obiektywnych kryteriach, co zapobiega dyskryminacji już na etapie rekrutacji.

Zgodnie z Dyrektywą 2023/970 państwa członkowskie muszą wprowadzić przepisy, które zobowiązują pracodawców do udostępnienia pracownikom łatwego dostępu do obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów stosowanych przy określaniu wynagrodzeń, poziomów płac oraz ich progresji. Państwa mogą zwolnić z tego obowiązku pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Pracownicy mają prawo do uzyskania od pracodawcy następujących informacji:

• Na wniosek pracownika: pisemnej informacji o jego indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnich poziomach wynagrodzeń, z podziałem na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą lub równoważną pracę. Informacje te muszą być dostarczone w ciągu dwóch miesięcy.
• Corocznie: informacji przypominającej o przysługującym prawie do uzyskania powyższych danych oraz o procedurze ich uzyskania.

Jeżeli analiza wynagrodzeń wykaże nierówności przekraczające 5%, pracodawcy będą zobowiązani do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników uczelni. Celem jest zidentyfikowanie przyczyn nierówności i wdrożenie działań naprawczych.

Dyrektywa wymaga od pracodawców:

• publikowania raportów dotyczących luki płacowej pomiędzy kobietami a mężczyznami,
• udostępniania informacji na temat średnich wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach, z podziałem na płeć,
• przedstawienia działań korygujących w przypadku stwierdzenia nierówności płacowych.

Aby skutecznie odpowiedzieć na powyższe wyzwania, niezbędne jest ustanowienie zobiektywizowanego procesu ustalania siatki płac w uczelni, poprzez przeprowadzenie wartościowania stanowisk.

Wartościowanie stanowisk przynosi wiele korzyści, w tym:

• Optymalne zarządzanie budżetem wynagrodzeń – oparte na obiektywnych kryteriach, co pozwala na racjonalne planowanie kosztów personalnych.
• Przejrzystość polityki płacowej – merytoryczne uzasadnienie decyzji płacowych wzmacnia zaufanie pracowników i zmniejsza ryzyko konfliktów.
• Zgodność z wymogami UE – wsparcie w dostosowaniu polityki wynagrodzeń do wymogów równości płac zgodnie z dyrektywą UE.
• Rozwój zawodowy pracowników – struktury wynagrodzeń dopasowane do kwalifikacji, precyzyjne opisy stanowisk oraz wytyczone ścieżki kariery wspierają rozwój zawodowy pracowników i usprawniają zarządzanie zadaniami.

Dalsza część artykułu pod banerem.

Stosowane przez nas podejście, wykorzystuje metodykę analityczno-punktową, opartą na schemacie genewskim. Dlatego spełnia wszystkie kryteria wyceny stanowisk pracy rekomendowane przez Instytucje Unii Europejskiej.

Metodyka umożliwia wycenę wszystkich stanowisk pracy, określenie ich wartości dla organizacji i w konsekwencji wycenę pieniężną każdego z nich. Przypisanie stanowisk do kategorii taryfikacyjnych umożliwia zarzadzanie ścieżkami awansów oraz przeszeregowań finansowych odzwierciedlających rozwój i zaangażowanie pracowników. Działania te korelowane z raportami płacowymi pozwalają określić dostosowanie wynagrodzeń do realiów rynku. Dobrze przeprowadzony proces wartościowania pomaga zarówno w optymalizacji struktury organizacyjnej jak i we wzroście efektywności realizowanych zadań.

Przeprowadzenie wartościowania obejmuje przygotowanie i wdrożenie przejrzystego i łatwego do zarządzania (w standardzie bazy danych) systemu opisów stanowisk. Zespół Instytutu Rozwoju Szkolnictwa Wyższego posiada znaczące doświadczenie w zakresie przeprowadzenia z sukcesem wartościowania i przygotowania elektronicznej księgi opisów stanowisk, dla uczelni różnego typu i różnej wielkości.

Dyrektywa 2023/970 wprowadza istotne zmiany w zakresie wynagrodzeń, które bezpośrednio dotyczą polskich uczelni. Jej wdrożenie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także szansą na budowanie sprawiedliwego i transparentnego systemu wynagrodzeń, co może przyczynić się do zwiększenia satysfakcji i zaangażowania pracowników.

Dostosowanie się do nowych przepisów wymaga odpowiedniego przygotowania i wdrożenia nowoczesnych rozwiązań w obszarze polityki wynagrodzeń. Warto więc już teraz rozpocząć działania mające na celu zgodność z dyrektywą, aby uniknąć potencjalnych problemów
i sankcji w przyszłości.

Autorzy: Jacek Wieczorek i Mariusz Lorenc