Jak poprawnie redagować wewnętrzne akty normatywne w uczelni? Cz. 1. Uchwały

Niniejszy artykuł jest jednym z trzech, w których chcemy zaprezentować kolejne zagadnienia dotyczące przygotowywania dokumentów tworzonych w Uczelni. W tej części podejmujemy temat poprawnego redagowania uchwał. Pozostałe dwie części są poświęcone m.in. redakcji zarządzenia, aktom zmieniającym oraz tekstom ujednoliconemu i jednolitemu, protokołowi, pełnomocnictwu i upoważnieniu.

Akty normatywne o charakterze wewnętrznym – wprowadzenie

Akty normatywne o charakterze wewnętrznym w uczelni to wydawane kolegialnie „uchwały” albo jednoosobowo – „zarządzenia”. Podstawą wydania jest przepis prawny, który:

1. upoważnia dany organ do uregulowania określonego zakresu spraw;
2. wyznacza zadania lub kompetencje danego organu.

W uchwale i zarządzeniu zamieszcza się przepisy prawne regulujące wyłącznie sprawy z zakresu przekazanego w przepisie, oraz sprawy należące do zadań lub kompetencji organu. Nie zamieszcza się natomiast przepisów prawnych niezgodnych z aktami normatywnymi wyższej rangi, raczej nie powtarza się przepisów zawartych w takich aktach.

Tekst uchwały i zarządzenia rozpoczyna się od wskazania przepisu prawnego, na podstawie którego uchwała albo zarządzenie są wydawane. Uchwała i zarządzenie mogą być wydane na podstawie kilku przepisów prawnych. Na podstawie jednego przepisu prawnego można wydać więcej niż jedną uchwałę albo więcej niż jedno zarządzenie.

Uchwała i zarządzenie mogą zawierać załączniki, odesłania do załączników zamieszcza się w przepisach merytorycznych. W załącznikach zamieszcza się w szczególności wykazy, wykresy, wzory, tabele i opisy o charakterze specjalistycznym.

Konstrukcja uchwały

Podstawową jednostką redakcyjną jest paragraf. Jeżeli samodzielną myśl wyraża zespół zdań, dokonuje się podziału paragrafu na ustępy. W obrębie paragrafu (ustępu) zawierającego wyliczenie wyróżnia się dwie części: wprowadzenie do wyliczenia oraz punkty. W obrębie punktów można dokonać dalszego wyliczenia, stosując litery. W obrębie liter można dokonać kolejnego wyliczenia, wykorzystując tiret.

Poszczególne elementy zamieszcza się w następującej kolejności:

1. tytuł,
2. podstawa prawna,
3. przepisy merytoryczne ogólne i szczegółowe,
4. przepisy zmieniające,
5. przepisy przejściowe i dostosowujące,
6. przepisy uchylające, przepisy o wejściu w życie oraz przepisy o wygaśnięciu mocy obowiązującej uchwały (przepisy końcowe).

Uchwała może zawierać przepisy wprowadzające zmiany w innych uchwałach (przepisy zmieniające) oraz przepisy o wygaśnięciu jej mocy obowiązującej. Jeżeli reguluje dziedzinę spraw uprzednio unormowaną przez inną uchwałę, zawiera przepisy przejściowe lub dostosowujące oraz przepisy uchylające,

W tytule zamieszcza się:

1. oznaczenie rodzaju aktu,
2. oznaczenie organu wydającego,
3. numer,
4. datę,
5. ogólne określenie przedmiotu.

Datę poprzedza się zwrotem „z dnia”, a następnie zamieszcza się wskazanie dnia zapisanego cyframi arabskimi, nazwę miesiąca określoną słownie oraz wskazanie roku zapisanego cyframi arabskimi ze znakiem „r.” jako skrótem wyrazu „rok”.

W przepisach ogólnych zamieszcza się:

1. określenie zakresu regulowanych spraw i podmiotów, których ona dotyczy, lub spraw i podmiotów wyłączonych spod regulacji,
2. objaśnienia użytych określeń i skrótów,
3. również inne postanowienia wspólne dla wszystkich albo dla większości przepisów merytorycznych zawartych w uchwale.

W regulacjach ustrojowych zamieszcza się:

1. przepisy o utworzeniu organów albo instytucji,
2. ich zadaniach i kompetencjach,
3. ich organizacji,
4. sposobie ich obsadzania oraz o tym, jakim podmiotom podlegają lub jakie podmioty sprawują nad nimi nadzór.

W przepisach proceduralnych określa się:

1. sposób postępowania przed organami albo instytucjami,
2. strony i innych uczestników postępowania,
3. prawa i obowiązki stron i innych uczestników w postępowaniu,
4. rodzaje rozstrzygnięć, które zapadają w postępowaniu,
5. tryb wzruszania rozstrzygnięć.

W przepisach upoważniających do wydania zarządzenia wskazuje się:

1. organ właściwy do wydania zarządzenia,
2. rodzaj aktu,
3. zakres spraw przekazywanych do uregulowania w zarządzeniu,
4. wytyczne dotyczące treści zarządzenia.

Organ właściwy do wydania zarządzenia określa się pełną nazwą tego organu, zgodną z aktem o jego utworzeniu. Zakres spraw przekazywanych do uregulowania w zarządzeniu określa się precyzyjnie. Określenie nie powinno być ogólnikowe, w szczególności przez posłużenie się zwrotem: „… określi szczegółowe zasady …”, ponieważ wytyczne dotyczące treści zarządzenia są wskazówkami wyznaczającymi jego treść lub sposób ukształtowania treści.

W przepisach przejściowych reguluje się wpływ nowej regulacji na stosunki powstałe pod jej działaniem lub działaniem wcześniejszych unormowań.

Przepisy końcowe zamieszcza się w następującej kolejności:

1. przepisy uchylające;
2. przepisy o wejściu w życie;
3. w razie potrzeby – przepisy o wygaśnięciu mocy aktu normatywnego.

W przepisach końcowych nie zamieszcza się innych przepisów.

Przepisowi o wejściu w życie można nadać brzmienie:

1. „Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia”;
2. „Uchwała wchodzi w życie po upływie ….. (dni, tygodni, miesięcy, lat) od dnia ogłoszenia”;
3. „Uchwała wchodzi w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia” albo „Uchwała wchodzi  w życie ….. dnia ….. miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia”;
4. „Uchwała wchodzi w życie z dniem … (dzień oznaczony kalendarzowo)”;
5. „Uchwała wchodzi w życie z dniem ogłoszenia”.

Autor: Grzegorz Laskowski, ekspert ds. prawnych i formalnych aspektów kształcenia.

Zachęcamy do lektury części 2 oraz części 3 naszego artykułu.

Bądź na bieżąco i zaobserwuj nas w Social Mediach – polub fanpage na Facebooku oraz na LinkedIn. A jeśli chcesz otrzymywać na swoją skrzynkę mailową Prasówkę Akademicką oraz najnowsze wpisy z naszego bloga, zarejestruj się do Newslettera IRSW!