Etap analizy i opisu stanu istniejącego wybranych procesów (AS-IS):
- Przeprowadzamy szkolenie wybranej grupy osób zatrudnionych, w tym kadry zarządzającej, wprowadzające do zarządzania procesami (LMHE), analizy i mapowania procesów oraz w zakresie metodyk nieustannego doskonalenia i kierowania zespołami doskonalącymi w szkołach wyższych;
- Dokonujemy mapowania wybranych procesów. Mapowanie obejmuje następujące, dobierane stosownie do potrzeb metody i działania:
– przeprowadzenie wywiadów z osobami zarządzającymi oraz zaangażowanymi w realizację danych procesów (ew. obserwacje bezpośrednio na stanowiskach pracy związanych z ich przebiegiem);
analiza dokumentów (zakresy obowiązków i uprawień, regulaminy organizacyjne i inne uzgodnione dokumenty uczelni);
– badanie ankietowe kadry wybranych jednostek organizacyjnych;
– praca warsztatowa z kadrą uczelni w zakresie mapowania procesów, z wykorzystaniem metod i narzędzi procesowych;
– samodzielna praca (zespołowa lub indywidualna) wskazanych osób zarządzających oraz zaangażowanych w realizację danych procesów – realizowana przy wsparciu konsultantów Instytutu, z wykorzystaniem przygotowanych narzędzi opisu i porządkowania informacji. - Opracowujemy model AS-IS analizowanych procesów składający się z map przebiegu procesu i odpowiednich opisów oraz konsultujemy ten model z kadrą zarządzającą uczelni w formie spotkania warsztatowego lub konsultacji indywidualnych;
- Wskazujemy nieefektywne, wymagające usprawnień elementy mapowanych procesów oraz przygotowujemy zestaw rekomendacji służących ich doskonaleniu.
Etap wsparcia optymalizacji wybranych procesów (TO-BE):
- Przygotowujemy praktycznie wskazaną grupę kadry uczelni, do wdrażania usprawnień i zmian w procesach poprzez szkolenie i wsparcie doradcze;
- Wspieramy optymalizację wybranych, zmapowanych procesów w uczelni z wykorzystaniem metod i narzędzi doskonalenia (LMHE), takich jak: SIPOC, schemat blokowy, Flowchart, mapa strumienia wartości, etc.;
- Projektujemy nowe procesy, w sytuacji stwierdzenia ich braku, a zarazem potrzeby efektywnego uporządkowania realizacji określonych celów w uczelni;
- Opracowujemy dokumentację dla zoptymalizowanych procesów – na poziomie standardowych procedur operacyjnych (SOP), wraz z programem wdrażania danej zmiany.
Etap analizy i opisu stanu istniejącego wybranych procesów (AS-IS):
- Kadra zarządzająca oraz osoby zaangażowane w realizację danych procesów są przygotowane do mapowania procesów, wyposażone w odpowiednie narzędzia (materiały) oraz rozumieją kluczowe zasady zarządzania procesami;
- Władze uczelni oraz kadra kierownicza dysponują rzetelną oceną wskazanych procesów administracyjnych i mogą wdrożyć niezbędne usprawnienia, korzystając z rekomendacji ekspertów. Opracowany jest raport zawierający mapy i opisy stanu istniejącego wybranych procesów. Efekty mapowania i modelowania AS-IS obejmują:
– identyfikację przebiegu procesu, charakterystykę poszczególnych etapów, wraz ze wskazaniem powiązań z innymi procesami głównymi lub wspierającymi w uczelni;
– model SIPOC albo kartę procesu, schemat blokowy, Flowchart lub mapę strumienia wartości;
– przypisanie jednostek organizacyjnych realizujących zadania w danych etapach oraz zakresów odpowiedzialności osób realizujących i podejmujących decyzje w procesie (matryca RACI);
– oceny efektywności, największych źródeł marnotrawstwa, problemów, „wąskich gardeł” oraz rozbieżności w procesie;
– identyfikacja luk pomiędzy stanem prawnym uczelni a praktyką stosowaną w ramach wskazanych procesów oraz wskazanie ewentualnych, istotnych zagrożeń prawnych. - Zdefiniowane są kluczowe elementy procesów wymagające usprawnień (uwzględniając przegląd rozwiązań informatycznych stosowanych w uczelni oraz odniesienie analizy do układu procesów referencyjnych). Raport, w ramach opisu każdego z procesów może zawierać również ocenę efektywności z punktu widzenia realizacji strategii uczelni;
- Przedstawione są rekomendacje w zakresie usprawnienia i dalszego doskonalenia mapowanych procesów, w tym automatyzacji.
Etap wsparcia optymalizacji wybranych procesów (TO-BE):
- Kadra zarządzającą administracji uzyskuje kompetencje w zakresie wdrażania usprawnień i wprowadzania inicjatyw z wykorzystaniem metod nieustannego doskonalenia procesów (LMHE);
- Opracowane są mapy zoptymalizowanych procesów (model TO-BE procesu) zawierające modelowanie docelowego przebiegu procesu wraz z listą rekomendacji wdrożeniowych. Na życzenie, może być sporządzona także ogólna mapa procesów uczelni obejmująca procesy główne, wspierające i procesy zarządzania oraz ich wzajemne powiązania;
- Opracowana jest dokumentacja dla zoptymalizowanych procesów – na poziomie standardowych procedur operacyjnych (SOP), w tym zebrane są instrukcje i dokumenty niezbędne do sprawnego wykonania prac, zgodnie ze wzorcowymi rozwiązaniami zarządzania procesami;
- Implementacja usprawnień wpierana jest rekomendacjami wdrażania danej zmiany, w zakresie przepływu pracy i organizacji środowiska pracy.
Usługa mapowania i optymalizacji procesów może być zrealizowana w odniesieniu do procesów w dowolnym obszarze funkcjonowania uczelni (nie tylko w administracji).
baza wiedzy
Polecane materiały z tego obszaru
Usprawnienie procesów w zakresie obsługi decyzji administracyjnych
Dokonaliśmy diagnozy procesów obszarze obsługi spraw studenckich, a następnie pomogliśmy w ich usprawnieniu i wypracowaniu jednolitego standardu ich realizacji w jednej z największych uczelni niepublicznych.
Triada praw majątkowych a działalność naukowa i komercjalizacja wyników badań naukowych
Prawa autorskie są nieodłącznym elementem naszej codziennej działalności, zwłaszcza w kontekście naukowym i komercjalizacji wyników badań. Warto zrozumieć, że prawa te nie…
Organizacja kształcenia w szkole wyższej – aspekty praktyczne
W jaki sposób tworzyć, realizować i doskonalić programy studiów, aby zapewnić studentom najwyższy poziom kształcenia? Zachęcamy do zapoznania się z materiałami wideo Grzegorza Laskowskiego poświęconymi rozwiązaniom w zakresie organizacji kształcenia w szkole wyższej.